これでもう怖くない、中小企業向けマイナンバーの基礎知識　②

Ｑ4－1－1　民間事業者もマイナンバー（個人番号）を取り扱うのですか？
Ａ4－1－1　民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。（2014年6月回答）

事業者の皆さまも、平成28年1月から社会保障の手続きや源泉徴収票の作成などにおいて、従業員などのマイナンバーを取り扱うこととなります。
大切な個人情報であるマイナンバーを適正に取り扱うため、事業者の皆さまは、制度開始に向けて準備が必要となります。

まずはマイナンバーの管理者と事務担当者を決めます。
マイナンバーの事務担当者の仕事は、従業員からマイナンバーを聞き、データにまとめ、税務署やハローワーク、健康保険組合、年金事務所などに対して、各手続き時に必要な番号を報告することです。
管理者は、集めたマイナンバー情報を管理監督する役目になります。

マイナンバーの事務担当者を決める
中小企業でいえば、事務担当者は経理、管理監督者は社長になるでしょう。
社長が経理も兼任している場合はその両方を担うことになりますが、中小企業向けマイナンバーガイドラインでは、責任者と事務担当者は区分して管理するのが望ましいとされています。

従業員への周知
2015年10月から順次通知カードによるマイナンバーの通知が行われます。これに先立ち従業員に対して以下の事項を周知・徹底しておくことが必要です。

マイナンバーの通知が開始されること
誤って破棄することなく大切に保存しておくべきこと
通知カードは住民票住所宛に郵送されるので、居住地と住民票住所が異なる社員は、確実に受取れるよう住民票住所地の変更等の手続をとること

特に、

10月から個人宛に通知されること
誤って破棄しないよう注意すること
マイナンバーの通知は住民票の住所へ行われるため、居住地と住民票の住所が異なる場合、確実に受取れるような措置を行うこと
この3点を、従業員等に早期に周知しておきましょう。

マイナンバーを利用するときは、利用目的を本人に通知、または公表しなければなりません。このとき、複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。
ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更することは、本人への通知等を条件として認められます。
たとえば、雇用契約に基づく税務事務を利用目的として従業員のマイナンバーを取得した場合、その従業員が会社の株主であったとしても、配当の支払いは雇用契約と関連するものではないので、配当金の支払調書作成事務に利用しようとするときは、あらためてマイナンバーを取得する手続きが必要です。しかし、健康保険等の社会保険関係事務にマイナンバーを利用することは、社会保険関係の事務が雇用契約に基づくものですから、本人への通知により利用目的の変更として認められます。

従業員から集めたマイナンバーの管理については、セキュリティ対策も含めて厳重に扱います。
マイナンバーの取扱いは、事務担当者と責任者だけに限定し、他の従業員や外部者には見られないような対策が必要です。
中小企業では以下のような点に気をつけます。
管理するパソコンには「ログインパスワード」を付与する
管理するパソコン本体は「鍵のかかるロッカー」に入れる
管理するパソコンには「セキュリティソフト」を入れる
エクセルなどにまとめた場合は「データにパスワード」を付与する
データを外部にメールで送信する場合は、パスワードをデータと一緒に送信しない（誤送信による漏えいを防ぐため）
紙出力したものは「鍵のかかるロッカー」に入れる
マイナンバーの取扱状況のわかる記録を保存する（例：11月30日　年末調整に使用）
退社した社員については速やかに番号を破棄する
事務作業をするパソコンは、後ろから他の人が見えない位置に配置する