IT専任者のいない中小企業にとって、マイナンバー対策は大変な問題です。コスト負担をなるべく軽くするには従業員の教育を効率的に行わねばなりません。
マイナンバー制度の基礎知識を身につける
マイナンバー制度がスタートしましたが、IT専任者がいないことの多い中小企業にとって情報の管理は大変な問題です。資金に余裕がある企業であれば、新たに専門家を招いたり外部委託をするなど早急に対策ができると思います。では、余裕のない企業はどうしたらいいのでしょうか？いくつか紹介してみたいと思います。
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理するために必要がある場合に限って、
従業員等に個人番号の提供を求めることができます。
マイナンバーには２種類の番号があります。一つは、住民票を有する者に付される個人番号。もう一つは、法人および団体に付与される法人番号です。
個人番号は数字の12桁で市区町村が付番します。法人番号は数字の13桁で国税庁が付番します。さらに大きな違いは、個人番号は「本人確認」が必要なことで、収集、保管、利用、提供等に厳格な規制があります。一方、法人番号は制限がなく、国税のウェブサイトで公開され、民間で自由に利用してよい、ということです。
従業員のマイナンバー研修でやるべきポイント
マイナンバー法は個人情報保護法の特別法ですので、中小企業であっても違反をすれば罰則は避けられません。それだけに社員教育は全社員対象で行うべきでしょう。コスト面から全てというわけにはいきませんから、ここではマイナンバー制度の社内研修をする上で、必要最低限のポイントをいくつか紹介したいと思います。
via tips.smrj.go.jp
従業員向け研修では5つのポイントを重視しよう！上記の記事でも伝えたとおり、マイナンバーは、社会保障や税などの分野で幅広く活用されるものだ！直接その情報を取り扱うのは経理をはじめ、総務や人事の担当者になるだろうが、その他の従業員だって知っておかなきゃいけないことはある！以下で紹介するのは、従業員にもぜひ知っておいてほしい重点項目だ！研修を行う際や資料を作成する際の参考にしてみてくれ！
個人情報としてのマイナンバー：社員教育は全社員対象第２回目のコラムでもお伝えした通り、マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。個人情報保護法の場合は、実質5000人超の個人情報をもつ事業者のみが対象になりましたが、マイナンバー法では「ほぼすべての事業者」が対象となります。社員１人１人が個人情報に対する最低限の知識を持ち、マイナンバーを会社に提出することに、安心感を持ってもらうことが重要と思われます。そのための社員教育は非常に大事なものとなります。
実際のマイナンバー研修とは？外部委託する手もあります
マイナンバー制度についての従業員を教育しようとしても、社内に詳しい人がいないとどうにもなりません。こんなときは思い切って外部委託してしまう手もあります。専門家ならマイナンバーにも詳しいですし、研修についてのノウハウもあります。では、気になる研修内容はどんなものなのでしょうか？少しだけ調べてみましたのでご覧ください。
当研修の「ねらい」
2015年10月から全住民にマイナンバーが通知されることを踏まえ、すべての企業に同制度導入に向けた事前準備が求められています。インソースのマイナンバー制度研修は、企業がマイナンバーを取得し廃棄するまでの流れに沿って基本事項を学ぶため、職場で取り組むべきことが具体的に分かるプログラムです。
研修ではまず、「マイナンバーとはそもそも何か」という基本から、個人情報保護のため配慮すべきことや、マイナンバーの適正な取り扱い方について理解を深めていただきます。さらに、合わせて導入される法人番号についても、職場での利用場面やそのメリットについてお伝えします。
2016年1月のマイナンバー制度の施行に伴い、企業で社会保険や税に関する個人番号関係事務に携わる担当者に対して、マイナンバーを適正に取り扱うための教育を行うことが企業に義務付けられます。
また、企業がマイナンバー制度をスムーズに導入するためには、全従業員が一般的なマイナンバーの知識を身につけることもポイントなります。