【マイナンバー制度】会社ではどうするの?

マイナンバー制度による会社のすることを紹介します。

平成28年1月から本格的に運用開始になります

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マイナンバーってそもそも何なの?

そろそろご自宅にマイナンバーの通知書が届いた方も多いのではないでしょうか。ニュースでも特集が組まれて、様々な議論があがっていますが実際にどのような時に使い、気をつけなくてはいけないのか分からない点も多いかと思います。ここではマイナンバー制度とは何かということと、会社で気をつけることを紹介していきたいと思います。
マイナンバーは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
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↑マイナンバー制度の効果です。
1つの番号で様々な情報がわかるということですね。ここまではニュースでもよく見かけるのでわかる方も多いかと思います。
例えば、納税はしているかのか。不正受給はしていないかということが複数の機関を通さずに国や地方自治体が把握できるので人員や時間を削減できます。
会社に勤めている私たちにとって気をつけなくてはいけないことは「会社でマイナンバーを使用する」ことです。ちょうど今の時期に必要になる源泉徴収票にもマイナンバーが記載されます。ということは会社にマイナンバーを提示しなくてはいけないということです。

会社でしなくてはいけないことってあるの?

マイナンバー制度に対応するため、企業には、以下の義務が生じる。

1.個人や法人のマイナンバーを扱わなければならない
企業は官公庁や自治体に提出する法定調書(源泉徴収票、支払い調書など)や健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などにマイナンバーを記載する義務がある。そのため、源泉徴収や社会保障手続きなどの業務で個人や法人の番号を扱わなければならない。

2.すべての社員とその家族および外部の業務委託者のマイナンバーを収集・管理しなければならない
社員が勤務先に、自分の番号を申告する。その際、勤務先である企業は、細かく手順が規定された本人確認手続きを行うことが義務付けられている。また、社外の人に依頼した業務に対して報酬を支払う場合も、その個人番号が必要となる。

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年末調整などにも関係してきますね。会社側でセキュリティを固めないと漏洩してしまいます。また自分がマイナンバーを管理するという可能性もあります。かなり責任が重いような気が・・・。

罰則はあるの?

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マイナンバー制度開始に従い罰則も強化されるようです。ネットワークの情報管理などの業務で知り得た情報を漏洩や詐欺,脅迫をし盗用するなど様々な犯罪の可能性があるので細かく罰則が決められています。
まず「自分が漏洩しないようにすること」「自分の情報が漏洩する可能性もある」ということを認識しましょう。

会社での取り扱いについて

会社側ではマイナンバーの保管が大きな課題になります。
マイナンバー専用部署が必要になってくる可能性もあります。
まず、データにするか用紙でファイリングするかでも変わってきます。

データは場所取らず手間もかかりませんが、ウイルスセキュリティやパスワードなどチェックしないと盗用され気づかない間に漏洩している可能性があります。
用紙にした場合は場所と手間はとりますが鍵をして建物内でのセキュリティも固めればある程度は防ぐことができます。

また、マイナンバーの保管を委託するという手もあります。最近では会社に代わって保管するサービスも増えてきました。専門の会社が管理をしてくれるのは心強いです。
ただ、漏洩に繋がってしまう可能性を考えると不安になります。選ぶ際は慎重に決めましょう。

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↑セキュリティは万全にしましょう
これまでに示した民間企業が番号利用の開始(2016年1月)までに実施すべき事項と残りの期間(約1年3カ月)を踏まえると、早期に着手することが、より確実に番号制度対応の準備を完了させるうえで重要です。まだ国で方針を検討中の事項等が残されているものの、まずはできることから作業を開始し、最新の情報を収集しながら、対応していくことが望まれます。
H28年1月からマイナンバー制度での本格的な運用が始まります。
ですが最初は税金関係、雇用保険関係のみ適用になっています。
H29年1月から国レベルでの運用が本格的に始まる予定です。
まだまだ決まっていないこともあるようなので焦らず、準備を進めましょう。
とは言っても、会社では雇用保険関係は直接関わってくる部分なので油断はできません。
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