中小企業が行うべき従業員のマイナンバーの集め方は？

従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。

給与所得者の税金や社会保障関連の手続きは、本人のかわりに勤務先が行っています。マイナンバーが導入されてもこれは変わりませんから、企業の実務担当者が実質的な代理人となることになります。

「収集」とは、集める意思をもって、自己の占有下に置くことを意味しています。
例えば、マイナンバーをメモすることなどです。
メモの方法は、手書きだけでなく、PCや音声など、記録の手段を問わず全ての方法によるメモが「収集」に当たるとされています。
当然、これらのメモされたものを受け取る行為も、収集にあたります。
一方で、提示されたものを確認する場合は、収集に当たりません。

現在、身分証明のために免許証が利用されることがありますが、その場合に番号を控えたりコピーを取ることが行われています。
身分証明にマイナンバーカードが利用される場合、カードの提示を受けるまでは問題ありませんが、マイナンバーの記載がある裏面をコピーしたり、マイナンバーを控える行為は、ここでいう「収集」に該当することになります。

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。
ただし、当初から複数の利用目的を示して収集しておくことは認められていますので、収集時には複数の利用目的を示して収集することをおすすめします。

税や社会保障の手続きに関して個人番号関係事務実施者となる事業者は、従業員などの個人番号の通知を受けている本人から、個人番号の利用開始（平成２８年１月）以前に、個人番号関係事務のために、あらかじめ個人番号を収集することが可能です。

●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。
•翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
•所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など

●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。
•マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
•保存期間を経過した場合など

必ず本人確認をしなければなりません。一般的に言われる「成りすまし」を防ぐためにも、厳格な本人確認をする必要があります。

この本人確認というのは、以下の2つのことを確認することになります。
1.正しい番号であることの確認・・・預かったマイナンバーが正しいマイナンバーであるかどうか
2.正しい番号の持ち主であることの確認・・・預かることになった従業員が本人であるかどうかの身元確認

以上の2つの確認がワンセットになって「本人確認」となります。

雇用している従業員などからマイナンバーを集める際に前提となるのが「本人確認」を実施することである。これには本物の正しいマイナンバーかどうかを確認する「番号確認」と、そのマイナンバーの正しい持ち主かどうかを確認する「身元確認」の2つがある。両方を1枚のカードで済ませられるのが「個人番号カード」