【中小企業向け】マイナンバー制度徹底解説！【取得編②】

マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。ただし、２回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。

従業員全員のマイナンバーを集める方法と管理する方法を決めることです。

すでに決まっている事業者も多いかと思いますが、まだという方も早めに決めておきましょう。

マイナンバー取得にあたって、企業は利用目的を特定し、あらかじめ取得対象者へ通知または公表する必要があります。通知・公表の方法は、社内のポータルサイト・書類の提示・就業規則への明記など、自社に合ったもので構いません。

ちなみに、マイナンバーは法律で定められた手続き以外の目的で取得することはできません。
現在は「税」と「社会保険」の手続に使用する場合のみ可能で、それ以外の目的でマイナンバーを取得することは法律違反となります。

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社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。