出向者のマイナンバーの扱い方

会社に籍を置いたまま、または籍を出向先にうつして別の会社で働く出向者。所属している会社から飛び出し、さまざま経験値を積むことができ、社員は視野を広げることができますが、マイナンバーの扱い方で注意することがあります。

出向とは?

一言で出向といっても、籍を出向先に移して働く場合と、籍を出向元に置いたままにして働く場合があります。どちらにおいてもマイナンバーは必要となってきます。
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出向には、在籍出向と転籍出向というものがありますが、転籍出向とは、出向元企業との労働契約を終了し、出向先のみ労働契約を締結するというものです。
一方、在籍出向とは、出向元と出向先双方と労働契約を結び、出向先が指揮命令権および一部の人事権(解雇、退職などは出向元にある)を有する形態をいいます。
在籍出向とは、ある企業の社員としての身分はそのままで、関連会社等の他企業へ異動し、異動先の企業の管理下で働くことです。

出向者のマイナンバーで注意すること

出向者のマイナンバーは、すでに出向元となる会社で管理していることが多いでしょう。
そのマイナンバー情報は、出向先に勝手に提出することはできません。マイナンバー法の違反になります。

出向元のマイナンバーは、勝手に出向先に提出してはいけない

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子会社などに従業員が出向・転籍した場合に、出向元企業が従業員のマイナンバーなどの特定個人情報を出向先企業などに提供することは、目的外利用となるため、禁止されています。
従業員が子会社などに出向や転籍する場合、マイナンバーを出向先や転籍先に提示してもよいか?

いけない。出向・転籍元の事業者が情報提供を行なうことは番号法の違反となる

出向・転籍先の事業者にマイナンバーを提供することや、出向・転籍元の事業者から取得することは、違反となります。

出向先で個人的にマイナンバーの提出を求めましょう

出向元から勝手に社員のマイナンバー情報をやり取りすることは違反になります。それだけマイナンバーの管理に対しては慎重さが求められていると考えられます。
出向者のマイナンバーは、出向先でもう一度提出してもらいましょう。
出向・転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は、当該事業者の個人番号関係事務の処理のために保有しているものであり、これを出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務に転用することは目的外利用となるため、出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者として、改めて本人から番号の告知を受ける必要があります。(2014年6月回答)

マイナンバーを出向先に提出してよい場合もある

基本的に社員が出向すれば、出向先でマイナンバーを再度、提出することとなります。
しかし以下の2点において、例外もあるようです。
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① 合併などで事業が統一化された場合

合併などで事業が継承されている場合には、継承先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができる。
合併などによる事業の承継があったときは、マイナンバー(個人番号)を事業の承継先に提供しても良いのですか?

合併などによる事業の承継は、番号法第19条第5号に該当し、事業の承継先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができます。(2014年7月回答)

② 出向元と出向先がマイナンバーの取り扱いに関して契約をしていた場合

事業者同士が委託契約または代理契約を交わして個人番号関係事務の一部を受託している場合に限っては、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で特定個人情報を提供することは認められている。しかし、すでに保有している情報をそのまま渡すのは目的外利用になるため、改めて本人から番号の告知を受ける必要がある。

出向元と出向先でマイナンバーを扱う書類を作成する際には相談を

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何度も社員を出向させている間柄の会社どうしであれば、書類作成の分担もできていることでしょう。マイナンバーを記載しなければならない書類は税務関係の書類、社会保障関係の書類と決まっていますが、一度出向元と出向先で確認しておくと安心ですね。

また、マイナンバーを扱う上で気になるのは情報漏れです。
どのように社員のマイナンバーが出向先で扱われているのかどうかまで確認しておくことが必要でしょう。

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