マイナンバーを、企業はあわてて集めなくても大丈夫？

マイナンバーを集めると、管理しなくてはいけません。管理するには取扱いに関する体制作りや保管のルール作り、マイナンバー管理エリアの設置等、特に小規模の会社には不可能に近い話がたくさん出てきます。

ですから、できるだけ集める時期は遅らせましょう。最初に必要になる方は、「１月以降に入社する方と退職する方の中で雇用保険に入れる方」です。これはパート・アルバイトの人も該等するので注意しましょう。

入社する方は、持って来ないと入社できないかもしれないので、当然持って来ると思いますが、持ってこない方は再三の要請をする必要があります。退職する場合は、マイナンバーが無い場合、離職票を出す手続が遅くなる可能性があるとハローワーク窓口で言われております。これで一番困るのは本人なので、持って来るはずです。無くても遅くなるだけで手続は可能なので、会社として困るわけではありません。

重要なのは「時間が足りないから」と結論を必要以上に急がないことだ。マイナンバー制度対応における人事/給与システムの改変には迅速かつ慎重な姿勢で取り組むことが重要と考えられる。

　中堅・中小企業にとってマイナンバー制度への対応は少なからぬ負担といえる。だが、避けることのできない負担であるならば、そこから何らかのメリットを得ようと努力することが大切だ。

下図ではマイナンバー対策に当たっての組織的・人的安全管理措置について、担当者の明確化と適切な教育の実施について分かりやすく図にて説明しています。

“担当者の明確化”については経営者が取扱責任者と事務取扱責任者を決定し指示を出す必要があります。マイナンバー対応策として最も緊急性があるのが「担当者の明確化」と「適切な教育の実施」そして「取扱担当者を決め他の人が個人情報にアクセスできない仕組み作り」となります。

組織的で人的な案件管理措置から始めることが重要です。

標的型攻撃メールの中には、実在の業務連絡メールが加工されて送付されたものもあり、一見すると普通のメールが届いたように思えますが、ふだんメールのやりとりをしていない人から届いており、なぜ自分宛てに送ってきたか心当たりがない場合は、注意が必要です。メールを送ってきた理由が分からない場合は、インターネット検索や電話番号案内などで送信者の連絡先を調べて問い合わせましょう。

件名の中で【大事なお知らせ】【緊急】【至急】【重要】などのキーワードが誇張されている場合や、あからさまに添付ファイルを開かせようとする内容であったりする場合は、慌てずに、チェックポイントについて注意深く確認するようにしましょう。