扶養から外れた社員の家族のマイナンバーは、保管？廃棄？

民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。

マイナンバーは従業員から集めるのは当然ですが、実は扶養親族分の収集も必要になってきます。

　意外とこれが浸透していません。「自分の会社は社員５人しかいないから５人分集めれば大丈夫」と思っている方が多いからです。しかしながら実のところは、税金に関わることもあるため扶養親族の分の収集も必要になります。

マイナンバーは結婚によって姓や住所が変わっても変更されないが、結婚や出産等によって扶養家族が増えた場合には扶養家族のマイナンバーを企業が取得し、管理する必要がある。また扶養者が扶養からはずれた場合や、子が独立して扶養対象ではなくなった場合など、移動があった場合には逐次確認しなければならない。

従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。特に扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。

Ｑ4－3－6　従業員の扶養家族のマイナンバー（個人番号）を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか？

Ａ4－3－6　扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。（2014年7月回答）

給与所得者の扶養控除等申告書につきましては、所得税法施行規則76条の3により、当該申告書の提出期限（毎年最初に給与等の支払いを受ける日の前日まで）の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間の保存期間が設定されております。

給与計算業務で使用する「扶養控除申告書」の保存期間は関連法令で7年間と定められていることから、マイナンバーの保存は7年間必要であり、この期間を経過した場合には速やかに廃棄しなければなりません。

マイナンバーの実務から言うと、「7年間保管しなければならない」という言い方はネガティブに過ぎるかもしれません。「7年間は利用することが許されているのは便利」という見方もできるからです。例えば、従業員の配偶者が就労により扶養から外れたとしましょう。

その後配偶者が退職して再び扶養に入ったとしても、7年以内であればマイナンバーを改めて収集する必要はないのです。