金庫が品薄！マイナンバーを保管する時のポイント

マイナンバー制度ではこんな業務が課せられる
企業の中で直接、マイナンバー制度の影響を受けるのは「人事、給与」部門でしょう。税務署、市区町村役所、年金事務所、健康保険組合、ハローワークなどの行政機関に提出する帳票（各種法定調書や各種届け）には、新たにマイナンバーを追記する必要があるからです。具体的には、源泉徴収票、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の被保険者資格取得届などがあります。
これらは正社員だけでなくアルバイト、パートなどにも適用されます。さらに、弁護士、税理士、フリーランスのスタッフなど、外部の個人事業主への報酬、株主への配当金を支払う際にも、支払調書にマイナンバーを記載しなくてはいけないので、注意が必要です。

②「収集した番号の保管と廃棄」

番号は特定個人情報に当たるため、情報漏えいさせないために適切な管理が必要です。

▽具体例▽

紙媒体で保管する場合
保管場所への立ち入りは事務担当者のみとし、入退室の際は施錠管理する

PCにてデータで保存する場合
外部からのアクセス制限、PC利用者を事務担当者に限定、ファイルにパスワード設定する

また、個人番号が記載された書類については法令で定められた保存期間を経過したら廃棄する必要があります。さらに、廃棄の際はいつ廃棄したのか記録を残す必要があります。

元々金庫は、火災から貴重品を守るために作られたものです。外側が頑丈なつくりをしているので、盗まれにくいと思われている方がいらっしゃるようです。しかし耐火金庫には、火を通さない役割はありますが、泥棒に対する防御はあまり強くありません。それほど大がかりな道具を使わなくても、比較的短時間で金庫を開けてしまうことができます。

一目では金庫とわかりにくいようにカモフラージュを施すのは良い方法です。カバーリングキャビネットなどと呼ばれる、金庫をすっぽりと覆い隠してデスクの袖机やベッドのサイドボード、電話台のように見せる家具も売っています。

近年、インターネットショッピングはさまざまなものが購入できますから、普通には買いづらいものを購入するには非常に便利です。業務金庫もインターネットで扱っていますから、ぜひ探してみましょう。
もっとインターネットを活用して、違った方法で商品を探したいということなら、インターネットオークションを利用するという手があります。オークションというと個人売買や中古品を扱うイメージが強いかもしれませんが、業者による出品で、新品を取り扱っていることも多くあります。中にはかなりお得な価格で購入できることもありますから、一度のぞいてみる価値はあるでしょう。