マイナンバーを金庫に保管!頼りになるのは金庫診断士!

マイナンバー制度で社員の個人情報を保管する必要のある企業。金庫に保管することを検討する企業も多いようですが、火事、盗難など、様々な危険があります。

マイナンバーとは?

マイナンバーは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
  マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤であり、期待される効果としては、大きく3つあげられます。

  1つめは、所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。(公平・公正な社会の実現)

  2つめは、添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。(国民の利便性の向上)

  3つめは、行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。(行政の効率化)

公平であり、効率性の高い社会を実現するために導入されました。

企業は社員のマイナンバーを保管しなければならない

民間企業でもマイナンバーを取扱います。
  民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成28年1月以降(厚生年金、健康保険は平成29年1月以降) は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
  また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。
たとえ社員が退職したとしても一定期間は保存しなければならず、なおかつ流出もさせてはならないので企業側には大きな負担となっているそうです。

金庫に保管しておけば安心?

耐用年数
ほとんど半永久的に大丈夫と思われがちな金庫ですが、 耐火金庫には耐火性能の有効耐用年数があります。 耐火材のコンクリートに含まれる水分が少なくなり耐火性能が低下するためです。 有効対応年数の基準は製造後20年というのが一つの目安になっているようです。 阪神の大震災でも、古い金庫ほど内部の焼失が確認されています。
大きい金庫ほど頑丈?
金庫は大きいものほど頑丈に作られていると思われがちですが、そうでもありません。 まず、耐火金庫と防盗金庫は構造が全く違います。用途に応じて金庫を選んでください。大型の耐火金庫が防盗金庫の代わりに使われている場合もありますが、 破壊に関しては大型化してもほとんど意味が無いと考えられます。
店舗やオフィスなどからの業務用金庫の持ち去りや、こじ開けといった盗難事件が増加しつつあります。
これらの犯行はわずか数分の間に行われることが特徴で、警報装置が作動し警備員が駆け付けた時には時すでに遅しで、既に金庫ごと持ち去られた後だったり、犯人が姿を消してしまっているケースもあります。
重要なものが保管してある業務用金庫をこのような悪質な犯行から守るためには、正しい業務用金庫の選び方を知ることが必要です。
金庫選びのポイントは、保管する物にあった金庫を選ぶことです。
金庫といっても様々なものがあり、保存するものの大きさ、記録メディアかどうか、などによっても選ぶ基準が異なります。また、古いものではすでに耐用年数を超えていたり、簡単にピッキングされてしまう恐れもあります。

金庫診断士に会社の金庫を見てもらおう

頼れる金庫診断士
金庫診断士とは、正しい金庫の知識や使い方の普及を目的に制定された資格です。
平成7年1月に発生した阪神淡路大震災による金庫の被害状況や、同年7月1日から施工されたPL法に伴って制定されました。
金庫診断士は、業界の共通な知識レベルを持ち、消費者に対し、正しいアドバイスや適切な提案が実施できるスキルをもっています。
どんな金庫を選んだらいいか迷ったら、金庫診断士のいる専門店に相談してみるのもいいでしょう。
会社の金庫が本当に大丈夫かどうか、一度金庫診断士に見てもらうことをおすすめします。
被害に合ってしまってからでは遅いのです。

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