マイナンバー保管のために必要になる金庫。適した金庫を購入するためにはどこで買うべきなのかを紹介します。
いろいろある金庫の選び方
金庫を購入しようと思ったとき、一体どこにいけば金庫が買えるのか悩んでしまう方も多いかもしれません。特に業務金庫は購入場所がわかりづらいはずです。金庫はそれ自体の重量がかなり重く、床や建物自体が重量に耐えられるつくりである必要があります。ひとつ何十キロ、何百キロもするものをたくさん並べておけるところはそれほど多くはないはずです。
あまり金庫専門店のようなお店は少ないため、何も調べずに探すと余計に困難かもしれません。
まず身近なところでいえば、文房具店が該当します。手に持てるタイプの、小型の金庫であれば文房具店で扱っているところは比較的多いのです。価格が安く手ごろですが、手提げがついているくらいですから、そのまま持ち出されてしまうようなところに保管したり、非常に高価なものを保管したりするにはあまり向きません。それ以外で売っているところというと、ホームセンターなどがあります。ここなら店の規模にもよりますが、ある程度大型のものも扱っています。直接見て商品を比較したり、カギのタイプを確認したりできるので便利です。もし近所にあるということなら一度足を運んでみるのも良いでしょう。
従業員数が少ない企業であれば、それほど大きな金庫が必要ないでしょう。ホームセンターであれば購入しやすく、また安価に手に入るかもしれません。ホームセンターは近年オフィス用品も充実しており、大きなものはフロアの隅に床に設置されて置かれているので、品定めしやすく鍵の様子などチェックしやすくなっています。在庫がない場合でも、カタログに記載されているものであれば取り寄せが可能の場合があります。しかし大きな金庫を購入する場合は送料や設置場所への運び方を確認しなければなりません。
もっとたくさんの種類から選びたいということであれば、オフィス用品を扱う専門店に行ってみると良いでしょう。ここなら品ぞろえもかなり豊富で、より選びやすくなるはずです。ただし地域によっては、オフィス用品を扱う専門店そのものがそれほど多くありませんから注意が必要です。
もう少し金庫選びを検討したい人はおすすめの場所かもしれません。しかし地域によってはなかなかお店が無い場合があるので、この方法が困難な場合もあります。
地域に関わらず豊富な在庫から選びたいということであれば、インターネットショッピングを利用すると良いでしょう。この手の商品は業務用品ということもあり、購入相手が限られます。業者が大型の倉庫などで保管して、注文を受けてから配送するようなところも最近では多いのです。実際に金庫を扱っているインターネットショップは多く、専門店もあります。サイズや価格はもちろん、型番、キータイプ、外寸などかなり細かな詳細まで掲載されている場合がほとんどですから、直接買うのとほとんどかわりません。さらに豊富な種類から選べ、使用用途や価格別で探しやすくなっているので、自分が欲しいものを選びやすくなっています。インターネットショップであればクレジットカード決済に対応しているところがほとんどですから、高価な買い物であってもお得に購入できるでしょう。
ネットショップであれば情報も豊富でいろいろ比べながら決めることができます。実査に見たり手に取ったりすることは不可能ですが、設置できる寸法や重量などが分かっていれば特に問題はないかもしれません。
管理のための担当者を明確に任命しよう
まずはマイナンバーの管理者と事務担当者を決めます。
マイナンバーの事務担当者の仕事は、従業員からマイナンバーを聞き、データにまとめ、税務署やハローワーク、健康保険組合、年金事務所などに対して、各手続き時に必要な番号を報告することです。
管理者は、集めたマイナンバー情報を管理監督する役目になります。
マイナンバーを取扱う責任者を明確にし、人的ミスを少なくするために努めなければなりません。
対象業務・事務としては・ 社会保険料の納付
・被保険者資格および給付に関する申請や異動等に関する届出
・社員の所得税の源泉徴収
・住民税の特別徴収
・年末調整事務
源泉徴収票等の法定調書
現在マイナンバーを扱う代表的な業務ですが、今後さらにマイナンバーを使用する機会が増えていき、より一層管理を厳重にするべきです。