マイナンバーを使用した実務が始まりますが、これから従業員のマイナンバーを収集するという事業所もあるでしょう。それにあたって気を付けなければならない点をまとめました。もう一度確認しておきましょう。
マイナンバーの収集とは
「収集」とは、マイナンバーを手書きやPCへの入力などでメモすること
またそのメモを受け取ることをいいます。
マイナンバーカードの提示を受け、マイナンバーが記載されている面をコピーすることも、「収集」にあたると解釈されます。
またそのメモを受け取ることをいいます。
マイナンバーカードの提示を受け、マイナンバーが記載されている面をコピーすることも、「収集」にあたると解釈されます。
マイナンバー収集の対象者
混乱しやすいのはアルバイトと派遣社員の扱いです。
源泉徴収票を作成しなければならない以上、どれだけ短期のアルバイトであってもマイナンバーの収集が必要となります。
逆に派遣社員の場合、給与支払・社会保険などは派遣元が行うため、マイナンバーを収集することはできません。
実際に自分のところでどんな手続きを行うかによって、収集の範囲は決まってきます。
マイナンバー収集の対象者は、従業員とその扶養家族です。
また、個人事業主に仕事を依頼し、報酬を支払っている場合には、その事業主のマイナンバーの通知を受ける必要があります。
また、個人事業主に仕事を依頼し、報酬を支払っている場合には、その事業主のマイナンバーの通知を受ける必要があります。
必ず本人確認を
マイナンバーの収集に本人の同意は不要です。
ただし、目的外の使用は、たとえ本人の同意があったとしてもできません。
ただし、目的外の使用は、たとえ本人の同意があったとしてもできません。
・マイナンバーを取得する際は、他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。
・本人確認では①正しい番号であることの確認（番号確認）と②手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）を行います。《本人確認の方法》
１．「個人番号カード」を持っている場合
平成28年1月以降本人の申請により交付される個番号人カードで、「番号確認」と「身元確認」を行います。２．「個人番号カード」を持っていない場合
平成27年10月以降に郵送される通知カードまたは住民票により「番号確認」と、運転免許証やパスポートなどで「身元確認」を行います。
従業員の扶養家族の本人確認は、給与所得の扶養控除等申告書については、従業員が行いますが、国民年金の第3号被保険者の届け出については、事業所がマイナンバーの本人確認をする必要があります。ただし、この場合も、実務上は従業員が代理人で行うことになるでしょう。
マイナンバーの提供を拒まれた場合
従業員がマイナンバーの提供を拒否するケースも考えられます。その場合はどうすればいいのでしょうか。
社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。
【国税庁】
https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/mynumberinfo/jyoho.htm
【厚労省】
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000062603.html
保管・管理は厳重に
事業者は、収集したマイナンバーを安全に管理しなければなりません。
事業者は、特定個人情報の適正な取扱のために、次に掲げる物理的安全管理措置を講じなければならない。
a.特定個人情報を取り扱う区域の管理
b.機器及び電子媒体等の盗難等の防止
c.電子媒体を持ち出す場合の漏えい等の防止
d.個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
マイナンバーが記載された書類を除き見られたりしないように、作業を行う座席を離れた場所に置いたり、仕切りを設けたり等の措置を講じましょう。
また、マイナンバーが記載された書類を机の上に出しっぱなしにしたり、データの入った媒体を置き忘れたりしないように、十分注意して下さい。
マイアンバーが記載された書類は、鍵のかかる場所に保管するなどして、厳重に管理しましょう。
また、マイナンバーが記載された書類を机の上に出しっぱなしにしたり、データの入った媒体を置き忘れたりしないように、十分注意して下さい。
マイアンバーが記載された書類は、鍵のかかる場所に保管するなどして、厳重に管理しましょう。
マイナンバーを収集し、取り扱う時には、注意すべき点やガイドラインに定められたルールがあります。
ひとつひとつ確実に行うために、取り扱いのための業務マニュアルやチェックリスト等を作成していない場合は、早急に作成しましょう。リスクを避けられると同時に、実務作業や管理がスムーズになります。