大量の情報をどうするかが課題に！飲食店とマイナンバー

人材の入れ替わりが激しい飲食業界にあっては転職は日常茶飯事です。

飲食店では、主婦や学生など、多くのパート・アルバイトを採用していますが、この1人1人のマイナンバーをしっかりと把握して、各書類にも記載していく必要があるということになります。

「11月末日までに、総務の机の上のトレイに提出する」ことにすると、近くを通りかかった人が誰でも簡単に番号を見ることが出来るので、安全管理措置不足となります。

法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

源泉徴収や社会保険料などの手続きには多少のタイムラグがありますので、退職した翌日にすぐマイナンバーを削除するというのは現実的ではありません。正当な利用目的での必要性がまだ残っている場合には、保管し続けることができます。

給与計算業務で使用する「扶養控除申告書」の保存期間は関連法令で7年間と定められていることから、マイナンバーの保存は7年間必要であり、この期間を経過した場合には速やかに廃棄しなければなりません。

復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。

マイナンバー法により特定個人情報が保存された情報機器を廃棄する場合は、データの削除・廃棄した記録を企業として保存する事が必要になりました。マイナンバー情報が保存されているパソコン等の回収を委託する場合、回収業者が確実に削除・廃棄したことを証明書などで確認・保存する必要があります。

残念ながら飲食店オーナーの中には、経営が苦しいがために税金や社会保険料を滞納してしまっている人もいるでしょう。個人事業主として飲食店を経営している場合は、このマイナンバー制度のスタートにより、税金や保険料の未納が発覚・追徴課税され、最悪の場合は支払が出来ずに閉店に追い込まれるケースが出てくることが想定されます。