マイナンバーの保管対策にどうしようか悩んでいる方がたくさんいると思います。そこで今回は耐火金庫での管理を紹介したいと思います。
すでに始まっているマイナンバー制度とは？
マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
マイナンバーの利点は？
組織間での個人情報の共有がスムーズになる
マイナンバーが導入されると、全国のあらゆる公的組織でまったく同じ番号によって個人情報が管理されることになります。すると、各組織間で個人情報をやりとりする際には、データの共有や連携がスムーズに行われるようになるはずです。役所での手続きは時間がかかるというイメージがあるかもしれませんが、マイナンバーによって大幅な時間短縮が期待できるというわけです。
人的ミスのリスクを軽減できる
手間と時間がかからなければ、そのぶん人的なミスが発生するリスクも軽減できます。万一ミスが起きてしまったとしても、手続きが少なければ間違いを発見しやすいですし、マイナンバーで一括管理されていますから訂正も簡単です。コストカットによるリソースの有効活用
従来に比べて手間が省けるということは、それだけコストや人員を削減できるということでもあります。すると、そのぶんのリソースを別の部分に回すことができますので、公的機関のサービスが今までよりも充実したものになる可能性があるでしょう。
管理対策で金庫はＯＫなのか
物理的安全管理措置「事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる物理的安全管理措置を講じなければならない」と定まっています。準備段階で必要なのはこのうちの最初の２項目です。
ａ特定個人情報等を取り扱う区域の管理
ｂ機器及び電子媒体等の盗難等の防止小規模事業者向けガイド：
○マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管しましょう。
○源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、机の上に出しっぱなしにしたりしないようにしましょう。
どんな金庫を使用したらいいか
耐火金庫と防盗金庫
金庫には大きく２つの種類があります。耐火金庫と防盗型金庫です。
耐火金庫 - 主に火災対策として使われている。
防盗金庫 - 主に盗難や犯罪の防止を目的とした金庫。耐火金庫
日本で一番普及している金庫。 一般的にホームセンターなどで売られているのがこのタイプです。 火災から地震などの衝撃まであらゆるケースの火災を想定して作られています。防盗金庫
盗難から収納物を守る為に作られた金庫。 扉の厚みや構造、鍵の丈夫さなど耐火金庫とは全く異なる構造となっています。 扉を支える蝶番が頑丈、扉を固定するかんぬきが太く本数も多い、などかなり耐火金庫と違いがあります。
耐火金庫のメリット
金庫の外壁の大部分は発砲コンクリートと呼ばれる材料で出来ていて、これ自体に高い断熱性があります。さらに、この耐火材には水分が含まれていて、火災時にはこの水分の気化熱によって金庫自体を冷却しています。
気化した蒸気は扉の隙間から噴出する様に設計されているので、金庫内に炎や煙の侵入を防止するという役割も持っています。
紙類などの収容物を火災時の焼失から守る耐火性能を備えています。
ただ、あくまで耐火性を目的として作られているので、ハンマーなどの工具等の破壊には耐えられません。
耐火金庫の機能をさらに高めた「特殊耐火金庫」もあります。
これは、磁気メディアなど、高温・高湿度では情報が消失してしまうものを守る耐火性能を備えています。