中小企業のためのマイナンバー対応策　Part１

事業者がマイナンバーを取り扱うにあたって、まず取扱いを明確化する必要があります。 マイナンバーを取り扱う担当者の指定や、社内ルールを決定しましょう。 そして、それを従業員にも理解してもらうために、研修などを行いましょう。 マイナンバーの取扱ルールに基づき、マイナンバーを利用する目的や、取り扱う上での注意事項などを説明することが重要です。

マイナンバーを集めることができるのは、行政手続のために事業者が行う源泉徴収票作成事務など、法律で認められている場合に限られています。 そのためマイナンバーを集めるときには、事前にその利用目的を伝える必要があります。 また、個人からマイナンバーを受け取るときには、事業者は本人であることを確認しなければなりません。 番号が正しいことと、提供されたマイナンバーの正しい持ち主であることを確認しましょう。

個人番号を集める対象は、「社会保障」と「税」の書類に記載する必要がある方々です。
①従業員と配偶者、扶養親族
②個人の取引先（不動産のオーナーやライター、カメラマン、大学講師など）
③株主

従業員と配偶者、扶養親族は源泉徴収票や健康保険などで必要となりますし、取引先は支払調書で、株主は配当を行うタイミングで必要となります。

マイナンバーの利用では、たとえマイナンバーの持ち主から同意を得たとしても、法律に定められた目的以外に利用することは禁じられています（目的外利用の禁止）。
そして事業者は、継続的な雇用や取引の契約があるなど、必要な場合に限って、集めたマイナンバーを保管することができます。 ただし、マイナンバーの保管には、漏えい等を防止するための安全管理が義務づけられています。
個人情報保護委員会が定めたガイドラインに基づく対応が求められています。
なお、アルバイト・パートタイマーを含む従業員が100人以下の事業者は必要とされる措置が軽減されています。

国や地方公共団体である行政機関だけでなく、民間事業者も事業規模の大小や取扱い件数を問わず、マイナンバーを適切に管理する義務があります（番号法第12条個人番号利用事務実施者等の責務）。

しかし条件を満たす中小規模事業者（以下中小企業）に該当する場合は特例措置が適用されます。どのような条件を満たした中小企業に、どのような特例が認められているのかを見ていきましょう。

従業員数が100名以下の中小企業は取扱件数がそれほど大きくないこともあり、原則の措置よりも緩やかな特例措置を施用することができます。
・従業員数が100名以下
・民間事業者である
・マイナンバーに関する業務委託を受けていない
・金融分野の事業者ではない
・個人情報取扱事業者ではない
というような場合に、中小企業における特例措置を活用することができるのです。

退職や取引終了など、利用する必要がなくなり、法定保存期間を過ぎたマイナンバーは廃棄しましょう。 電子データの削除（マイナンバーだけを削除し、そのほかのデータは残していても問題ありません）、 書類は復元できないように焼却またはシュレッダーで断裁しましょう。 なお、マイナンバーに関する情報を保存していたパソコンなどを破棄する場合には、 専用のデータ削除ソフトによる削除や、物理的な破壊などを行ってください。
また、誰がいつ何を廃棄したか、廃棄記録を保存しましょう。