マイナンバーの導入で中小企業にかかる負担とは

従業員のマイナンバーを集めることは企業にとっても負担がかかることです。実際に集めるうえでかかる負担と、注意点をまとめてみました。

マイナンバーの導入で中小企業にかかる負担とは

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マイナンバーの取り扱いには注意が必要。

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マイナンバーでは社会保障、税、災害対策の分野での効率的な情報管理を目的としています。
したがって、マイナンバーには、個人のさまざまな情報が詰まっているといえます。
マイナンバーは従業員の個人情報そのものなのです。

企業が従業員の番号を集める理由

番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、他人のマイナンバーを収集または保管することはできません。
一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。
個人番号関係事務、つまり各省庁への申請などに利用する為、必要なんですね。

マイナンバーの収集について

各事業者がマイナンバーを利用した事務(個人番号関連事務)を行うためには、従業員などからマイナンバーを収集しなければなりません。

ところでマイナンバーを収集する、とは、一体どういう行為を指すのでしょうか?
「収集」とは、集める意思をもって、自己の占有下に置くことを意味しています。

例えば、マイナンバーをメモすることなどです。
メモの方法は、手書きだけでなく、PCや音声など、記録の手段を問わず全ての方法によるメモが「収集」に当たるとされています。
当然、これらのメモされたものを受け取る行為も、収集にあたります。
一方で、提示されたものを確認する場合は、収集に当たりません。

マイナンバーは極めて重要な個人の情報を含んでいます。
そのため、法が定める目的以外で、マイナンバーを収集したり、提供するよう求めることは禁じられています。
先ほどの例で、身分証明でマイナンバーカードが利用される場合を挙げましたが、マイナンバーの利用目的とは関係のない身分証明であった場合、ここでの「収集」は違法となります。
十分に注意してください。
企業による収集、占有は正しい情報を正しい目的で行われる必要があります。

実務上の負担とは?

マイナンバーが必要になって(従業員から)取得するというときには、必ず『番号確認』とセットで『本人確認』が必要です。ウソの番号や別の人の番号を送ってくる可能性もあるわけで、そのリスクを見逃すと結果的になりすまし(に加担すること)も起こり得るわけです。
情報漏えいの原因の8割が、うっかりミスや添付メールの誤送信と言われています。またそれだけではなく、マイナンバーが印刷された書類の持ち出し、リムーバブルストレージによるデータの持ち出し、オンラインストレージへのアップロード、Webメールでの送信などが悪意を持って行われることも考えられ、日常業務の中に情報漏えいのリスクがあふれています。
マイナンバーが正しいものかを確認することが最優先です。
マイナンバーカードを基に確認するのが最適ですが、無い場合は運転免許証などと照らし合わせる必要があります。
また、その流出の危険性を回避する準備が一番の負担といえるでしょう。

金銭的な負担は?

マイナンバー制度に対応するため、企業は情報システム改修やセキュリティー強化を急いでいるが、費用負担に及び腰の中小企業の対応は遅れている。サイバー攻撃などで個人情報が漏えいした場合、被害を受けた市民らを救済する仕組みの整備を求める声もある。
「投資をすると業績に響くが、投資をしないと信用に響く」(兵庫県の建材・家具メーカー)。帝国データバンクが4月に行った企業の意識調査では、回答した約1万社の約8割を占める中小零細企業から不安を訴える声が寄せられた。負担額は推定で1社当たり約109万円。千人超の企業では約581万円となり、回答では「対策費を税金で賄ってほしい」と国の支援を求める声も少なくない。
準備に対してはお金の負担がかかります。
その負担をいかに軽減できるか、これは一つポイントといえるでしょう。

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