社員はどんな時にマイナンバーを会社等に提出したり、利用したりするのか？

どんな時に使うの？

平成28年１月から、次のような場面で必要になります。

社会保障の手続き
（年金、雇用保険、医療保険、生活保護など）
税の手続き
（税務当局に提出する確定申告、届出書、調書など）
災害対策の手続き
（被災者生活再建支援金の支給など）

マイナンバーは様々な場面で利用することになります マイナンバーは、皆様の生活の様々な場面で利用することになります。
具体的には、
1 子どものいる家庭では、児童手当の毎年の現況届の際に「市区町村」
へマイナンバーを提示
2 厚生年金の裁定請求の際に年金事務所に「マイナンバー」を提示
3 証券取引や保険に入っている人が、配当や保険料を受け取る際、証券
会社や保険会社にマイナンバーを提示し、金融機関が法定調書に記載
4 従業員として雇用されている人が、勤務先にマイナンバーを提示し、勤務
先が源泉徴収票に記載といった場面でマイナンバーを利用することになります。 特に4については、従業員を雇用しているすべての民間事業者に関係します。

マイナンバーを利用する際には、以下の注意事項をしっかりと守る必要があります。

忘れたり紛失したり漏洩したりしない

マイナンバーは一度交付されたら生涯ずっと使うことになる番号です。大切に保管し、決して忘れたり紛失したりしないよう気をつけなければなりません。

むやみに第三者に教えない

たとえ信頼している相手だったとしても、どこで誰が見ているかもわかりません。法律や条令で定められている用途以外では決して番号を提供しないようにしましょう。

最重要の個人情報だという認識を常に持つ

よく、パスワードに生年月日を利用している人がいますが、マイナンバーは絶対にそういった用途では使わないようにしましょう。

他人のマイナンバーを尋ねるのもNG

自分のマイナンバーをむやみに教えてはいけないということは、他人のマイナンバーを理由なく聞き出すこともダメだということです。

正当な理由のない収集は禁止

公的機関以外が他人のマイナンバーを利用していいのは、社会保障や税金に関する手続きを代行する場合だけです。

給与所得者の場合はマイナンバーを勤務先に提供する必要がありますが、このときも、個人情報を取り扱う実務担当者以外がこっそり覗き見たり情報を集めたりすることは禁止です。

本人が同意していてもダメなものはダメ

正当な目的以外でのマイナンバーの利用は、たとえ本人が同意していたとしても禁止です。これは、立場上逆らえないような相手から同意を強要されるリスクを考えてのことです。

マイナンバーの不正利用には、従来の個人情報保護法よりも重い罰則が規定されています。

・不正な利益を図る目的で個人番号を提供または盗用した場合、3年以下の懲役または150万円以下の罰金または併科
・情報提供ネットワークシステムの事務に従事する者が、情報提供ネットワークシステムに関する秘密を漏洩または盗用した場合、3年以下の懲役または150万円以下の罰金または併科
・人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、または、財物の窃取、施設への侵入等により個人番号を取得した場合には、3年以下の懲役または150万円以下の罰金

浅岡　要するにどこまでやんなきゃいけないのかっていう話ですね。これは、それぞれの組織で判断しなくちゃいけないんです。民間の事業者は義務付けられていないけど、プライバシーインパクト、プライバシー影響評価みたいなものを、各社でやったうえで、どこまでやるの？っていう判断をしなきゃいけなくて、一律で「こうやってればセーフ」「これはアウトです」とかっていう事前規制の世界の話ではないんですよ。産業界のみなさん、それぞれ事情が違うんだから、実情に合わせ十分にやっていただければ、いいですよ、と。

基本的には今、税務署とかハローワークとか年金事務所とかに企業が出している書類、提出物に番号がつくだけなので、新たに番号制度が入るからこういう提出物が増えますとか、そういう話じゃないんですよ。むしろ、内部管理の問題で、番号がない世界だったら営業の担当が管理して、みんながシェアしていても大丈夫だったものが、番号が入ってもそれ大丈夫ですか？　プライバシーインパクトは大丈夫ですかっていう視点で考える。そうしたら、それは営業に管理を任せるのではなくて経理部門に管理の主体を移して、営業は入力するだけ、情報の管理自体は最終的に帳票を出すのが経理だったら経理でやりましょうとかね。そういう風に運用を変えましょうとか、そういうことは会社によっては出てくると思います。