従業員に対するマイナンバー対策は進んでいますか?

すべての従業員がマイナンバーに賛成というわけではないかもしれません。ネットの情報などから否定的な従業員に対してどのように接していけばよいでしょうか。

中小企業のマイナンバー導入対策 | 【e税理士】 (36666)

基本的な管理方法

平成27年10月から従業員一人ひとりにマイナンバーが付与されるとのことですが、企業として従業員のマイナンバーをどのように管理するべきなのでしょうか。

A.ルールに基づいた管理が必要になります。「取得」、「利用」、「保存」、「提供」、「削除・廃棄」それぞれの管理段階でのルールや、組織的・人的・物理的・技術的という視点からの安全管理措置を定め、運用をする必要があります。

先ずは従業員に対してどのような目的かの周知をマニュアルなどを作成して行きましょう。

周知のポイント

マイナンバーの社内体制が整ったら、従業員へマイナンバーの周知を行いましょう。

周知の際のポイントは、以下の通りです。
① マイナンバー制度の目的・概要
② マイナンバーが住民票の住所に届くため、住民票の再確認
③ マイナンバーの重要性
④ マイナンバーの厳重な保管と漏えいに対しての注意
⑤ 会社がマイナンバーを収集し利用する目的
⑥ 個人番号カード申請することの利点

1)必ず利用目的を明示すること
・利用目的の明示は、本人への通知または社内公表によっ
て行います。
(目的の例)「源泉徴収票作成事務」
「健康保険・厚生年金保険加入等事務」
・複数の利用目的をまとめて明示することは可能です。ただ
し、あとから利用目的を追加することはできないため、該当す
る手続きを確認し、網羅的に明示しておくと良いでしょう。

視覚的に訴える方法もあります。

マイナンバーの通知まであと5ヶ月となりました。企業としては利用目的の明示や安全管理措置などの対策を講じる必要がありますが、同時に必要となるのが従業員に対する教育です。そんなマイナンバーの社員教育に最適なビデオが内閣官房より公開されました。

個人向けのビデオは14分33秒と社員研修としては程よい長さとなっています。ダウンロードして利用できますので、ネット環境がない会議室などでも上映することができます。以下よりダウンロードして、是非ご活用ください。なお、今回は個人向けだけでなく、事業者向けのビデオも用意されています。

政府のガイドラインにそったビデオを見せるというのも良い方法かもしれません。

http://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/ad/index.html#sec1_jigyosya

同ページ内には視覚障害者用のCD配布も出来たり他にも色々な情報が用意されています。
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自分で従業員に教育と考えている人は

マイナンバーのことは全従業員にかかわってくることだから、しっかり内容を把握してもらわなければならない!情報が多すぎると理解が難しくなるし、少なすぎては大事なことを伝えられない!だから、資料を作る際は過不足なく情報を伝えることが重要になるだろう!

当然、業務にかかわってくる経理や総務、人事の人にはより専門的な取り扱い方やセキュリティの話が必要になるだろうから、より専門的なことに関しては専門業者に研修を依頼するのもいいかもしれないな!

全従業員に対象にしたものと部署ごとに分けたものということで教育を徹底させるということは、それだけ自分にも高度な知識が要求されます。
教え忘れがないようにしなければいけません。

テンプレなども活用していきましょう

従業員への教育を徹底したいんだけど、資料作成のイメージがわかないという人もいるかもしれません。
web上では無料テンプレなども出回っているので、探してみるのもいいと思います。

社員教育用書式 – 東京中央税理士法人

社員教育用書式 - 東京中央税理士法人

最後に

マイナンバー制度の導入により、企業は、正社員だけでなく、パートやアルバイトからもマイナンバーを取得し、彼らが退職した後も、マイナンバーが記載された書類を、その保管期限が過ぎるまで管理していかなければなりません。また、従業員だけでなく、その家族のマイナンバーも取得する必要があります。

このように、マイナンバーの取得対象者は幅広く、保管する期間も長いことから、会社はさまざまな漏えい対策を講じる必要があります。しかも、万が一、マイナンバーが漏えいした場合には、社会的な責任が生じるだけでなく、刑事罰の対象となり、損害賠償を負う可能性もあります。このため、すべての従業員がマイナンバーの重要性や、その取扱い方法について知る必要があるといえます。

マイナンバーは非常に重要な個人情報であることから、
適切で厳重な管理が必要であると言えます。
ただ、自分だけで守っていくということになるとどうしても限界があります。
従業員と一緒になってマイナンバーヘの理解を深めていきましょう。
近い将来、融資や助成金なども絡んできたりすることで、経営する企業も更に飛躍していくことになります。
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