廃棄できないマイナンバーの保管方法

個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。（2015年9月回答）

政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。
つまり、マイナンバーを保管したデータだけでなく、マイナンバーが記載された書類もすべて破棄（またはマスキング等で復元できない状態にして保管）しなければならないことに注意が必要です。

削除・廃棄の記録を保存する必要もあります。また、廃棄等の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことについて、証明書等により確認することも必要です。

マイナンバーはその他の関係法令の規定により保管することが求められています。マイナンバーに関する主な書類の保管期間についてみていきましょう。

・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間
・住宅借入金等特別控除申告書→7年間
・源泉徴収票→7年間
・雇用保険関係書類や4年間
・労災関係の書類→3年間
・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年

削除または廃棄した記録を保存することが義務化されていることも重要なポイントです。どのデータ、どの書類を削除もしくは破棄したのかを記録として残しておかなければならないという決まりになっています。書類の破棄やデータの削除を第三者に委託した場合は、委託先から破棄または削除した証明書を提出させる必要があります。

廃棄方法ですが、ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。

例えば紙などの種類は、シュレッダーをかけることがそれに当たるでしょう。また焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

会社によっては、訴訟などの対応のために、個人情報を保管し続けたいという場合があります。

マイナンバー部分を復元できないようにマスキングまたは削除した上で、当該書類の保管を続けるという方法もあります。

実務的な問題から書類を保管しておきたいという企業もあるかもしれません。
そういった場合も心配は無用です。廃棄しなければいけないのは、あくまでも「マイナンバーが記載されている部分」だけです。該当箇所に復元不可能なレベルまでマスキング処理をしたり切り取ったりなどすれば、書類の残りの部分の保管は認められています。

マイナンバー部分を復元できない程度にマスキングや削除するなどして「特定個人情報」から「個人情報」に変換することにより、保管し続けることは可能です。