マイナンバーがついに施行されましたね。行政との連結を密にし事務手続きの簡素化により時間やお金のコストダウンが見込まれるメリットがあります。しかしながら成りすまし・名寄せ・情報漏えいの懸念もぬぐえません。今回はそんな懸念からマイナンバー提出を拒否する社員にとるべき対応をお話しさせて頂きます。
マイナンバーとは？
日本に住民登録のある人に１つずつ付けられる１２ケタの番号の事で、一生涯使います。社会保障、税、災害対策の３つの分野での手続きに必要になる非常に重要な番号です。マイナンバーの目的は行政運営の効率化等が目的です。民間企業でも税や社会保険で取り扱うことになります。
マイナンバー提出を拒否する２つの理由とは？
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１．本人の同意なしに個人情報を利用できる
マイナンバーは便利な反面、プライバシーへの懸念があります。特にマイナンバー法では本人の同意なく行政機関間での情報の教授を行うことができ、本人への事前の同意は不要だからです。
２．安全措置の不安
マイナンバー法では行政機関や会社がマイナンバーを保有することを認めています。簡単に個人情報のやり取りが可能になるためシステム上の安全措置が不足していると考える社員が多いです。ウィルスやハッカーによる情報漏えいによる「成りすまし」の不安がぬぐえません。現に米国や韓国など番号制度の先行している国でも成りすましの問題が大きくなっているのも事実です。
従業員や取引先がマイナンバーの提出を拒否した場合は？
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法定調書などの作成、提出の際にマイナンバーを記載することは法律で定められた義務であることを説明しましょう。それでも提供が受けられない場合は経過を記録・保存し、ただ単に義務違反しているということではないことを明確にしておきます。経過を記録しておかないと、マイナンバーの提供を受けていないか、提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも経過を記録しましょう。
従業員にマイナンバーの使い道を説明しましょう
会社ではマイナンバーを社会保障と税務の面で利用します。今回はどのように自分のマイナンバーが使用されるかを税務の面での法定調書等の作成から提出事務の流れを具体的に説明させて頂きます。会社が税務の面でマイナンバーを取り扱う事務作業は６つの流れです。
１．本人などから企業などへのマイナンバーの提供
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直接、本人からマイナンバーを提供される場合は個人番号カードの提示、もしくは写真つき身分証明証で本人確認を行う若しくは健康保険証など写真なしで本人確認を行う場合は印鑑登録証明証などを提示する必要があります。
２．企業などで扶養控除などの申告書などのとりまとめ
３．企業などから税理士などへの業務委託
４．税理士などによる法定調書等の作成
５．税務署等への法定調書等の提出
６．本人への源泉徴収票等の交付
最後に
施行が始まったばかりのマイナンバー制度です。受け取り拒否や提出拒否を考えている方も多いと思います。従業員や取引先からの提出拒否を防ぐためには会社が組織ぐるみで安全対策措置に取り組む必要があります。資料などを作成し、勉強会などを積極的に開催し理解を深めていくことで理解を求めていくことが大切です。