マイナンバーを取り扱う上で、セキュリティー管理は必須ですが、ここでは管理表をつけ、安全に管理するポイントを紹介します。
マイナンバーを流出させると大きなデメリットがある
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マイナンバーは一度付番されると基本的に一生涯変わりません。
もしも大切な従業員さんの個人情報を社長さんの一瞬の不注意で漏らしてしまったら、、どう説明なさいますか？処罰云々ではなく、従業員さんからの信用や会社に対する世間の信用も失墜してしまうことは間違いありません。
しかもそのあとは”特定個人情報保護委員会”から監視の対象となります。
マイナンバー制度が平成28年1月から開始されました。それに先駆けて各家庭に世帯員毎のマイナンバーが記載された通知書が発送されたので、テレビやインターネットで聞いていたマイナンバー制度がぐっと身近に感じられた方も多いと思います。
マイナンバーとは、日本に住んでいる国民の一人一人に割り当てられた12桁の番号を指します。勿論誰ひとり同じ番号はありません。今までは自分の身分を証明する公的書類といえば、運転免許証やパスポートなど、入手に手間が掛かったり、更新する必要のあるものが多かったのですが、自分の顔写真を添えてマイナンバー個人番号カードを申請し、発行されると、その個人番号カードも運転免許証などと同等の第一号扱い身分証明書として扱われます。
マイナンバーとは、日本に住んでいる国民の一人一人に割り当てられた12桁の番号を指します。勿論誰ひとり同じ番号はありません。今までは自分の身分を証明する公的書類といえば、運転免許証やパスポートなど、入手に手間が掛かったり、更新する必要のあるものが多かったのですが、自分の顔写真を添えてマイナンバー個人番号カードを申請し、発行されると、その個人番号カードも運転免許証などと同等の第一号扱い身分証明書として扱われます。
マイナンバーは公平な社会を実現するために導入された
「マイナンバー制度」の導入で、国は「公正・公平な社会の実現」につながるとしています。マイナンバーを使えば、複数の仕事を持つ人の所得や家族全体の収入を把握しやすくなります。このため、所得の過少申告や、生活保護の不正受給などの防止につながり、本当に困っている人へのきめ細かな支援もできるとしています。
何かと不安な面ばかり強調されるマイナンバーほうですが、行政の効率化、社会の公正化など、良い面もたくさんあります。
マイナンバーは簡単に変えることはできない
マイナンバーは原則として生涯同じ番号を使い続けていただき、自由に変更することはできません。ただし、マイナンバーが漏えいして不正に用いられるおそれがあると認められる場合に限り、本人の申請又は市町村長の職権により変更することができます。
マイナンバーを変えるのには様々な手続きが必要で、それに伴い多くの労力が使われることとなるので、基本的には他人に教えてはいけないこととなっています。
セキュリティー面から見ても、教育は必須！
「社員教育の対象者は、社員全員になります。個人情報保護法が施行されたとき、個人情報の取り扱いについて全社員に教育しましたね。今回のマイナンバーは、個人情報保護法の特別法なので、これもやはり全社員にきちんと研修をしておかないといけないものです。たとえば、もしその企業の中でマイナンバーの扱いに関して不正行為があった場合、不正行為をした人が罰せられますが、それだけではありません。この法律には両罰規定が入っているので、その法人自体も管理監督責任を問われることになります。そういった意味でも、全社員にきちんと理解させておくことが必要です」
意外と見落としがちなのが内部流出対策です。
不用意にマイナンバーを扱った社員から流出、ということも十分考えられますので、教育は必須といえるでしょう。
不用意にマイナンバーを扱った社員から流出、ということも十分考えられますので、教育は必須といえるでしょう。
セキュリティー管理表をつけよう！
マイナンバー管理のセキュリティ対策例管理するパソコンには「ログインパスワード」を付与する
管理するパソコン本体は「鍵のかかるロッカー」に入れる
管理するパソコンには「セキュリティソフト」を入れる
エクセルなどにまとめた場合は「データにパスワード」を付与する
データを外部にメールで送信する場合は、パスワードをデータと一緒に送信しない（誤送信による漏えいを防ぐため）
紙出力したものは「鍵のかかるロッカー」に入れる
マイナンバーの取扱状況のわかる記録を保存する（例：11月30日 年末調整に使用）
退社した社員については速やかに番号を破棄する
事務作業をするパソコンは、後ろから他の人が見えない位置に配置する
セキュリティー管理の上で、あらかじめチェックするべき項目を挙げ、チェックリスト等で管理する仕組みをつくりましょう。