マイナンバー制度。中小企業でも課せられる義務とは？

マイナンバー制度では、社員から番号を収集する際、本人確認と利用目的の明示が義務付けられている。それはパート、アルバイト、契約社員、期間工など非正規雇用の従業員でも同様だ。そのため、小売業、サービス業のように非正規雇用が多い業種は事務負担が大きく、管理も煩雑になる。

　また、証券会社、保険会社などの金融機関は法定調書などで顧客のマイナンバーも扱うため、情報管理を徹底する必要がある。

　マイナンバー制度では、個人情報の漏えいに対して厳しい罰則があるため、企業は厳格な管理体制を構築する必要がある。 　それについては内閣府・特定個人情報保護委員会が「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」を発行し、マイナンバーを取り扱うすべての企業が特定個人情報に対して「安全管理措置」を講じなければならないとしている。

　同ガイドには、安全管理措置として「基本方針の策定」「取扱規定などの策定」「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」が示されている。

ほとんどの会社は、社員さんやパートさんに給与を支払っていると思います。 その場合、源泉徴収票、給与支払報告書に社員さんやパートさんの個人番号を記載することになります。 また、税理士さんに顧問料を支払っている場合、支払調書に税理士さんの個人番号を記載することになります。

そのため、社員さんやパートさん、あるいは税理士さんから、あらかじめ本人の個人番号の提供を受けておく必要があります。 こうした個人番号を取り扱う業務のことを、個人番号関係事務といいます。 つまり、社員さんやパートさんを雇っているすべての事業者が個人番号関係事務を行うこととなります。

小さな会社も個人番号関係事務を行わざるを得ないのです。

小さな会社は、「小さな」という言葉通り、少人数で運営されています。 日常の業務やそれに関連する事務処理だけでも、少人数でこなすのは大変。 そういった会社が多いと思います。 そこへ、2015年の年末以降に「個人番号関係事務」が新たに加わってきます。 この「個人番号関係事務」には、企業規模に関係なく、次の義務が課せられます。 ここでは、次の3つの観点から確認しましょう。

・個人番号の利用制限
・個人番号の安全管理
・個人番号の提供制限

企業は、働いている従業員個人のナンバーだけでなく、家族全員のナンバーも把握します。来年以降の源泉徴収票には、個人だけでなく扶養している家族のナンバーも書き込むことになっているからです。源泉徴収票だけでなく、支払い調書や雇用保険など、様々な書類にすべてこのナンバーが記入されます。

大企業はむろん、中小企業から零細企業まで個人情報を扱うことになり、個人情報を流出させた場合には最高で４年以下の懲役または２００万円以下の罰金という厳しい罰則が課せられます。同僚のマイナンバーを盗み見るということも、禁じられています。

先進国では、すでに導入されているマイナンバー制度。不正に情報を入手し、本人になりすまして税金などの還付を受けるというような詐欺も横行しているようです。

　それだけに、政府だけでなく、企業も個人も、セキュリティーの意識をよりいっそう高めなくてはならないでしょう。