社員の入社から退職までで、マイナンバーが関わる場面

〇採用が決定した内定者は、まだ正式な従業員ではありませんので、マイナンバーの取得は入社するまでできません。けれども、入社後速やかにマイナンバー関連の書類を提出してもらえるように通知しておく必要があります。ちなみに、試用期間内でもマイナンバー法の上では、正式な従業員ですから、入社初日からマイナンバーの取得が可能です。

○社員からマイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を取得しましょう。取得の際は、 「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」で利用すること をお知らせ!
○社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カードなどで本人確認を行いましょう。
○マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管しましょう。
○マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、最新のウィルス対策ソ
フトを入れておきましょう。

国税関係実務における平成28年4月入社の新規雇用で注意したい点として、1月から3月までの「源泉徴収票」が挙げられます。

平成28年4月に提出される源泉徴収票にマイナンバーが記載されているようなことがあれば、マスキング処理をするなどして特定個人情報を保護しておく必要があります。

原則として源泉徴収票のマイナンバーは個人番号利用事務事業者である国税庁が利用するものです。

本人に交付する源泉徴収票へはマイナンバーを記載しないことになっており、それはマイナンバーが記載してあるようなことがあれば、他の用途にとっては利用目的外としてマイナンバーを収集し保管することになってしまうからです。

マイナンバー制度においては、特定個人情報（従業員の個人番号）について、行政機関等に個人番号を記載した書面を提出するために必要な場合以外は保管してはならないことになっています。つまり、社会保険や雇用保険の手続きを今後する必要のない退職してしまった社員の個人番号は、すぐに削除することになります。

保管制限と廃棄
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又 は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り 特定個人情報を保管し続けることができる。また、個人番号が記載された 書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられている ものがあるが、これらの書類等に記載された個人番号については、その期 間保管することとなる。
一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令にお いて定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ 速やかに廃棄又は削除しなければならない。なお、その個人番号部分を復 元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能 である。