マイナンバーを自社で管理するか委託で管理するか、企業によると思います。監査を計画し、管理を徹底するようにしましょう。
個人と企業のマイナンバー
via www.photo-ac.com
１．マイナンバーは、住民票のある国民一人一人に通知される12桁の番号
２．マイナンバーは社会保障、税、災害対策の分野で使われる
３．マイナンバーの通知は2015年10月から開始
４．マイナンバーの利用は2016年1月から開始
５．マイナンバーにより、公平・公正な社会の実現、行政の効率化、行政手続の利便性の向上が実現する
６．給与を支払っている従業員がいる企業は、マイナンバーを取り扱う。
企業にもマイナンバーが配られることは、ご存知ですか。
私たち個人にも番号が配られましたが、実は個人だけではなく企業にも番号が配られているのです。
私たち個人にも番号が配られましたが、実は個人だけではなく企業にも番号が配られているのです。
マイナンバーは、公平な税負担のために利用されます。
企業の利益にも税金が掛かりますので、当然マイナンバーが配られます。
しかし、企業と個人のものでは、扱いが異なります。
個人の番号は、情報漏えいがないように、扱う人間が限られます。
それに対して、企業の番号は、扱う人間の制限はありません。
では、その違いはどこから来るのでしょうか。
企業の場合は、法廷調書などの納税書類にマイナンバーを記載する必要があります。そのため、扱う人間を国が決めるのではなく、企業で自由に委任できるようになっているのです。
それに反して個人の番号は、重要な個人情報になります。他人に手続きを委任する場合でも、漏洩がないようにしなければなりません。そのため、扱う人間を制限して、それらの人間を適切に監督することで、個人情報を保護しているのです。
ですので、同じマイナンバーでも、個人の番号と企業のそれでは、扱いが異なるのです。
マイナンバーを会社に提出
従業員や従業員の扶養家族が提出したマイナンバーによって、従業員が会社に提出するべき各種届出書類の数が減ることで、法人の事務処理の簡素化も進められることになります。
そして法人が作成した源泉徴収票、被保険者資格取得の届出などの社会保険関係手続きを税務署や年金事務所などに提出します。
会社に提出されたマイナンバーは行政に提出されます。
手続きが簡略されるという、わかりやすいメリットです。
手続きが簡略されるという、わかりやすいメリットです。
管理方法は？
特定個人情報等の取扱いに際して、どれくらい厳しく管理するかは、企業の規模によって、また、それぞれの企業によって違ってきます。例えば、大企業であれば、ＩＣカードで入室を制限したりすることも考えられますが、中小零細企業では余り現実的ではありません。特定個人情報等を漏えいしないために、それぞれの企業で、できる範囲の管理をしていれば問題になることはありません。
会社によって違うと思いますが、適切な管理をしましょう。
必要かつ適切な監督とは？
《必要かつ適切な監督》
○①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
○委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。
○契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。
○委託者は、委託先だけではなく、再委託先・再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。
管理を委託する責任は委託元にあります。
選定を慎重かつ確実に行ってください。
選定を慎重かつ確実に行ってください。
監査を計画して書面に
継続的な監査や自己点検を実施できるように、監査の手順や監査項目についてまとめた監査計画書、監査チェックリスト等を整備します。また、監査の結果や是正・ 改善状況を適切に把握するための、監査報告書や是正・ 改善事項報告書の様式を整備します。
マイナンバーを自社で管理するにも委託するにも、管理状況の監査は必要です。
計画し、書面にまとめるようにしましょう。
計画し、書面にまとめるようにしましょう。