アカウント管理台帳でマイナンバー取り扱いを管理しよう

顧客情報、商品情報、仕入れ価格、契約書、取引先の情報、個人データなどオフィスは情報の宝庫です。
また2015年10月より番号通知が開始される「マイナンバー制度」では、より厳密な情報管理が要求されます。

事業者のみなさまは、行政手続などのため、従業員などのマイナンバーを取り扱います。
・事業者は、社会保険の手続や源泉徴収票の作成などにおいて、従業員などからマイナンバーの提出を受け、書類などに記載します。
・個人情報を守るため、マイナンバーは、法律で定められた範囲以外での利用が禁止されており、またその管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。

事業者は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等に対し、マイナンバーの提供を求めることとなります（番号法第19条第３号）。
一方、従業員等の営業成績等を管理する目的で、マイナンバーの提供を求めてはなりません。

同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみそのマイナンバーを登録し、他の会社が当該マイナンバーを参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースにマイナンバーを記録することが可能であると解されます。

共有データベースに記録されたマイナンバーを出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとれば、本人が新たにマイナンバーを出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものと解されます。

扶養控除等申告書は、７年間の保存義務があることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載されたマイナンバーを保管しておく必要はなく、原則として、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。

マイナンバーは一度付番されると基本的に一生涯変わりません。
もしも大切な従業員さんの個人情報を社長さんの一瞬の不注意で漏らしてしまったら、、どう説明なさいますか？

処罰云々ではなく、従業員さんからの信用や会社に対する世間の信用も失墜してしまうことは間違いありません。
しかもそのあとは”特定個人情報保護委員会”から監視の対象となります。

＜対応準備の例示＞
・事業者が取り扱う特定個人情報や特定個人情報ファイルを洗い出し、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム、端末等を特定する。
・特定個人情報を取り扱うPC、サーバー等について、担当者識別情報の設定を行う

＜帳票整備の例示＞
・担当者識別情報（ユーザーID、パスワード等）の発行や廃棄の申請書等
・アカウント管理台帳、担当者識別情報設定チェックリスト
・特定個人情報取扱マニュアル（担当者識別情報の管理ルール等）