マイナンバーの取り扱いは監査までしっかりするようにしましょう。記録をとることで監査報告書の作成ができます。
マイナンバーのメリット
マイナンバー制度には
｢行政の効率化｣、｢国民の利便性の向上｣、｢公平・公正な社会の実現｣
というメリットがあります。
マイナンバーは、納税の円滑な把握と、社会保障の不公平のない配布のために使われます。国民1人1人にマイナンバーを配布することによって、個人の納税実態を一元的に把握できます。そのため、納税情報の把握しやすさによる、納税の不公平をなくしていけます。ですので、公平に税を徴収できるようになります。
その徴収した税を、本当に社会保障が必要な情況の人に届けることが、今までよりとても簡単になります。
納税情況を把握されるというと、ネガティブに捉えがちですが、これを機会に自分の納税状態を把握しましょう。そうすることで、国のあり方について真剣に考えるキッカケにもなるのです。上手に利用しましょう。
マイナンバーの保護措置
【制度面における保護措置】
1.本人確認措置
2.番号法の規定以外での、特定個人情報の収集・保管の禁止
3.番号法の規定以外での、特定個人情報ファイルの作成の禁止
4.第三者委員会（特定個人情報保護委員会）による監視・監督
5.特定個人情報流出に対する罰則の強化
6.マイナポータルによる情報提供等記録の確認【システム面における保護措置】
1.個人情報の分散管理
2.個人番号を直接用いずに、符号を用いた情報連係
3.アクセス制御による閲覧者の制限・管理
4.通信の暗号化
同時に、その保護も厳重に決められているのです。
本人確認の方法
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。原則として
1.個人番号カード（番号確認と身元確認）
2.通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
3.マイナンバーの記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）これらのいずれかの方法で確認する必要があります。
また、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認書類を不要とすることも可能です。ただし、省略可能なのは身元確認だけです。
条件にあった確認方法を採用しましょう。
企業のマイナンバーの取り扱いについて
事業者は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等に対し、マイナンバーの提供を求めることとなります（番号法第19条第３号）。
一方、従業員等の営業成績等を管理する目的で、マイナンバーの提供を求めてはなりません。同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみそのマイナンバーを登録し、他の会社が当該マイナンバーを参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースにマイナンバーを記録することが可能であると解されます。
共有データベースに記録されたマイナンバーを出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとれば、本人が新たにマイナンバーを出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものと解されます。
扶養控除等申告書は、７年間の保存義務があることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載されたマイナンバーを保管しておく必要はなく、原則として、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。
ルールを確認していなかったから漏えいが起きた、となれば大問題です。
使用に際して問題が起きないようにしましょう。
履歴を作成、監査資料に利用
マイナンバー使用履歴管理
マイナンバーを扱う処理に対して、いつ、誰が、何の操作のためにアクセスしたかをすべて記録します。
ハードディスクの容量内であれば記録期間の制限はありません。使用履歴は、いつでも画面で確認でき、顧問先や担当者、処理時期等の絞り込みも可能です。
また、履歴をエクセル出力して、マイナンバーの管理（監査）用資料等の作成に利用することもできます。
万が一が起こっても、行政への報告に監査報告書として活用できます。
多段階の準備が大切です。