マイナンバーは、最初にまとめて全従業員の番号を集めれば、それで収集は完了というわけにはいきません。既存の従業員の番号以外に、新たに収集する必要が出るのはどのような場合なのでしょうか？
マイナンバーは一括で収集して完了とはならない
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従業員のマイナンバーは、公的機関に提出する書類のために必ず必要になりますので、一括でまとめて収集する場合が多いと思われます。
また、毎年新入社員を雇うならば、採用活動に合わせて計画的にマイナンバーの収集をすると思われます。
また、毎年新入社員を雇うならば、採用活動に合わせて計画的にマイナンバーの収集をすると思われます。
ただ、無事に番号が一通り収集できたとしても、それで収集業務は完了というわけではありません。
年度途中であっても、既存の従業員以外のマイナンバーが必要になる場合がいくつかありますので注意が必要です。
支払い先となる個人事業主からのマイナンバーの収集は、社外の取引先となりますので、従業員からの収集に比べると手間がかかることが想定されます。
既存従業員以外の番号はどんな時に収集するのか？
それでは、最初にまとめて収集した既存の従業員以外のマイナンバーを、その都度収集する必要があるのはどんな場合なのでしょうか。
中途採用で社員が入社した時
新しく従業員が入社することになった場合は、マイナンバーの収集が必要となります。
これは、グループ会社から入社した場合でも、会社が別になっていれば改めて収集する必要があります。
従業員の扶養家族が増えた時
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従業員の社会保障の手続きを企業が行う時に、従業員の扶養家族のマイナンバーも記載する必要があります。
子供が生まれたり、家族が離職したりすることによって従業員の扶養家族が増えた時は、その扶養家族のマイナンバーを取得する必要があります。
税金や社会保険料の金額算定には扶養家族の有無や人数も関わってくるからです。つまり、必要書類を作成するためには、従業員の扶養家族のマイナンバーも取得しなければならないということです。
支払い調書の作成時
企業が外部の個人に何らかの依頼をして報酬を支払う時は、支払った相手のマイナンバーを収集する必要がある場合があります。
法人の場合は法人番号が公開されますのであまり問題にはなりませんが、個人の場合はマイナンバーの収集が必要となります。
例えば、弁護士や司法書士などへの報酬や、講演を依頼した時の報酬などがあります。
外注費の支払調書（報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書）を作成する場合は、その支払先のマイナンバーが必要となります。それぞれの外注先から、マイナンバー（個人番号）を集めなければいけません。
ただ、支払いがあった先全てのマイナンバーが必要となるわけではありません。
マイナンバーが不要な相手から誤って収集してしまうと、重大な問題となります。
目的外の収集とならないためにも、注意が必要です。
マイナンバーが不要な相手から誤って収集してしまうと、重大な問題となります。
目的外の収集とならないためにも、注意が必要です。
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない。
マイナンバーの収集はいつでも行える体制が必要です
このように、今後は年中通してマイナンバーの取得を行う必要性があります。
特に従業員の数が多い場合は管理が大変ですので、早めの対策が必要ですね。
特に従業員の数が多い場合は管理が大変ですので、早めの対策が必要ですね。
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