マイナンバーを会社で収集する際に同意書があるとスムーズです!

マイナンバー制度について実はあまり良く知らないといった従業員って意外と多いんです。収集することをあらかじめ周知させるためにも、同意書を作成しておくとスムーズに進みます!

マイナンバー収集目的の明示とその方法

会社はマイナンバーを収集する必要があります。
まずは、なぜマイナンバーを収集するのか、収集したマイナンバーの利用方法について説明していきます。
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収集は、はっきりした利用目的を持って、そのことを従業員の方にお示して、行うことが必要です。そして他人へのなりすましを防止するため、本人のマイナンバーであることを確認し、実施することが必要です。いいかえますとマイナンバーの収集には、目的明確化と本人確認が車の両輪として必要になるのです。
そのときに示した利用目的以外に、マイナンバーを利用することは禁止されています。
その場合、提供先を示す必要はありません。利用目的を示せば、提出先も明らかになっていると理解されるからです。例えば、源泉徴収票でしたら税務署に提出されることは、自ずと理解されるからです。
目的外の収集や提供を求めることは禁止されています。
マイナンバーをメモしたり、裏面をコピーするといった行為も収集にあたりますので注意してくださいね!
マイナンバーは極めて重要な個人の情報を含んでいます。
そのため、法が定める目的以外で、マイナンバーを収集したり、提供するよう求めることは禁じられています。
先ほどの例で、身分証明でマイナンバーカードが利用される場合を挙げましたが、マイナンバーの利用目的とは関係のない身分証明であった場合、ここでの「収集」は違法となります。
十分に注意してください。

本人確認の方法は?

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マイナンバーを収集する際に必要なのが、本人確認です。
なりすましや不正が行われないように必ず以下のような本人確認をする必要があります。
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、
① 個人番号カード(番号確認と身元確認)
② 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
③ 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。詳しくは、下の表のとおりです。また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。詳しくは、[こちらの表]をご覧ください。(2014年7月更新)
 なお、個人番号カードの表面のコピーにより本人確認を行う場合、表面は臓器提供意思表示欄など高度な個人情報も含まれることから、個人番号カード交付時にお渡しするカードケースに入れたままでのコピーを可としますが、裏面はマイナンバーを表示しなければならないことから、ケースを外してコピーをしてください。
一度マイナンバーを収集した従業員については、2度目以降の収集の場合本人確認は省略しても良いとされています。
2年目以降の従業員に対しての本人確認は1年目の資料を元に確認すればよいのでしょうが、1年目である28年分では上記の確認が必要となるようです。同じFAQ上では、従業員のマイナンバー取得は次のように述べています(FAQ・A4-2-1より)

 マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく、必ずしも平成28年1月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません。例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成28年1月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成29年1月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。

退職者のマイナンバーも必要となってきます。
退職者のマイナンバーは破棄する必要がありますが、必要書類を作成するまでは責任を持って保管するようにしましょう。

収集にあたり同意書を作成しましょう!

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マイナンバーを収集する際に、従業員に対して「お願い文」をあらかじめ作成しておき送付しておくといいでしょう。
会社は社員各人(扶養家族がいる場合は、その扶養家族も含まれます)のマイナンバーを収集する必要がある訳ですが、必ずしも社員の方々が本制度を把握されている訳ではありません。

 会社としては、社員の方々に対して周知していく必要がある訳ですが、その際の周知文書等の見本例に関し、お問い合わせをいただくことが多いため、このたび、当センターは、周知文書等の見本例を公開することにいたしました。

下記リンクより、見本の例文がダウンロードできます。
各企業の実態に合わせて変更することが出来ますので、参考にして作成してみてはいかがでしょうか?

マイナンバー収集に係る社員へのお願い文書(例)を公開しました|ツール|新着情報|SRC・総合労務センター|社会保険労務士・行政書士事務所―静岡県静岡市ー

マイナンバー収集に係る社員へのお願い文書(例)を公開しました|ツール|新着情報|SRC・総合労務センター|社会保険労務士・行政書士事務所―静岡県静岡市ー
●マイナンバー(個人番号)に係る留意事項と報告のお願い(word) ●別紙 マイナンバー利用に関する同意書(word)

集めた同意書やマイナンバーの取り扱いに注意!

税務調査の連絡がきました。どうすればいいですか?|フリー写真素材・無料ダウンロード-ぱくたそ (41672)

スタッフが出先にいるため、受け取って〜会社の金庫までの輸送間が怖い。

・コンビニなどトイレに寄った時

・昼食などで車を離れる時

車の鍵は厳重にチェックはもちろんのこと、できれば書類が手元にあるときは、その場離れないのがベストだ。こんな時ばかりはバックの盗難や車上荒らしは勘弁して欲しい。

情報流出は何もインターネットを介してだけとは限りません。
このように古典的な状況下で情報が流出してしまうという事も考えなければなりません。
ちょっとした油断が後悔先に立たずの状態を生み出してしまうかもしれません・・・。

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