民間企業の皆様。マイナンバー制度の影響がある事をご存知ですか？

マイナンバー制度とは、日本国内の全ての住民に通知される一人一人異なる番号です。

マイナンバーは、2016年の開始時は「社会保証・税・災害対策分野」でのみ利用されます。
企業では源泉徴収票などの所得税関連の書類や、算定基礎届けなど社会保険関連の書類で、
役所に提出するものにマイナンバーを記載しなければならなくなるため、
社内の書類フローの見直しや、帳票類などの改変、システムの改変などが必要となります。

また、マイナンバーは、われわれ一人ひとりを特定できるような非常に機密性の高い情報のため、
プライバシー保護に関して、行政、民間を問わず番号の管理や利用は様々な制約を受け、
制約違反や漏洩に関しては厳しい罰則が設けられる予定です。
企業がマイナンバーを利用する場合は、取得から破棄に至るまで厳格な管理が必要となるため、
相応の社員教育や、情報セキュリティへの対策が求められます。

民間企業でも、ほとんどがマイナンバー制度に対応する必要があります。

マイナンバー制度の運用が始まると、企業は、官公庁や自治体に提出する書面にマイナンバーを記載することが必要になります。そのため、業務プロセスや情報システムの改修が必要となります。また、個人番号や法人番号を管理する仕組みと安全管理措置が必要となります。

マイナンバー制度対応に向けた事前準備を今すぐ進めることをお勧めします。

１．社員の個人番号取得と管理

　マイナンバーを取得する際は、利用目的を特定して明示する必要があります。
（例）「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険加入等事務」

　なお、源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、
　複数の目的で利用する場合は、まとめて目的を示しても構いません。

２．個人番号・法人番号管理の安全管理措置

　原則として、マイナンバーは生涯変わらない番号であるため、
　不正収集・データ突合などによって、不正利用される危険性があり、
　個人の権利利益に重大な侵害をもたらすおそれがあるため
　安全管理措置を講じなければなりません。
　また、従業者に対する監督を行います。

３．法定帳票への対応
　
　源泉徴収票、社会保険料支払、給与支払報告等
　社員を採用した際に行う手続き書類

４．マイナンバー制度の教育・研修

10月に迫った国民一人一人に個人番号を割り当てる税と社会保障の共通番号（マイナンバー）制度で個人番号カードの配布開始を前に、準備不足に頭を悩ませる中小企業経営者らをターゲットにした“便乗商法”が相次いでいる。

企業にとって重要な点が「特定個人情報」（12桁の個人番号＝マイナンバーそのものと、マイナンバーに紐付けた氏名や従業員番号などの情報）が漏洩した際に、新たな罰則規定が設けられていることです。

　2001年に個人情報保護法が制定し、国内でもセキュリティ対策は一斉に強化されてきましたが、マイナンバー制度の施行に伴う特定個人情報の漏洩については、既存の個人情報保護とは次元の違う罰則となっています。

　たとえば、もっとも重い刑事罰は「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」もしくはその両方を科せられます。経営者は正面からこの点を検討しておかないと、特定個人情報の漏洩により、事業継続にも影響が出ることにもなりかねません。

　「セキュリティ対策は生産性を生まないコストだから」という言い訳が通用しないマイナンバー制度の施行が目前に迫っているのです。

マイナンバー制度が始まると、企業は税金や社会保険の手続きにおいて、従業員などからマイナンバーを本人確認を行った上で収集し、書類などに記載しなければなりません。
マイナンバーの収集対象者は、役員、パート、アルバイトを含む従業員だけではありません。
その扶養家族、さらには、講師の謝礼や原稿料、不動産使用料、配当などの支払い先なども含まれます。
また、法律で定められた目的以外には利用できないため、その収集から保管・利用・破棄に至るまで、個人情報保護法以上に厳格な管理が義務づけられます。