2016年からマイナンバー！中小企業の皆さんはスケジュール管理できていますか？

マイナンバー(個人番号)とは、
国民一人ひとりが持つ12桁の番号のことです。

マイナンバー法の施行により、民間企業は、「個人番号関係実務実施者」（マイナンバー法2条13項）として、法令の規定によって、マイナンバーを記載するべき書類の作成および提出業務において必要とされる範囲内でのみ、マイナンバーを取り扱うことになります（同法9条3項）。

代表的なものとしては、税務関連の書類（給与所得の源泉徴収票）が挙げられます。税務署や市区町村に提出する法定調書や各種届けなどに新たにマイナンバーを記載する必要があるのです。また、健康保険、厚生年金保険、雇用保険における被保険者資格の取得・喪失などの届け出の手続きにおいてもマイナンバーの記載が義務付けられています（図表1）。

2015年10月に、個人にはマイナンバーが記載された通知カードが送付されてきます。
企業はそれまでに以下の様なことを準備しておく必要があります。

・マイナンバー制度というものについての理解
・マイナンバーを用いた事務内容の明確化
・マイナンバーが取り入れられる事務に係るシステムの変革
・従業員への周知のためのアクティビティー
・マイナンバーを扱う事務職員、取引先への研修

しかし、これらのことを一気にすることは難しいですよね。
そこで準備にあたってはスケジュールを組んで段取りよく準備を進めていくことが大切なのです。

行政手続きのうち、健康保険や厚生年金などは2016年1月からの開始となります。
一方、マイナンバーが各個人に配布されるのは2015年10月からです。この3ヶ月間に従業員のマイナンバーを収集・管理する必要があります。
収集方法や管理体制などを事前に決めておく方が良いでしょう。
また、システムの改修・入れ替え・導入は、年末に近づくほどIT業者の作業が立て込むことが懸念されますので、できる限り余裕を持ったスケジュールの策定が必要です。

・マイナンバー制度の理解
まず制度そのものの理解が必要です。
政府のホームページでは随時最新情報が提供されています。
内閣官房 マイナンバー社会保障・税番号制度
また各種のセミナーや研修会などに参加するのも有効です。

・社内業務の明確化
自社内において、どの業務にマイナンバーが必要で、誰が担当するかを明確化します。
マイナンバーは重要な個人情報となりますので、取扱ルールの策定も大切です。
給与や人事労務システムを導入している場合はマイナンバーへの対応方法を明確にし、
必要に応じて改修や入れ替えを検討します。

・マイナンバーの収集と管理
企業では従業員及びその扶養家族のマイナンバーを把握する必要があります。
その場合、本人確認を行い同意を得た上でマイナンバーを収集しなければなりません。
また、その情報が外部に漏れないように管理する義務があります。

・禁止行為の把握
マイナンバーは、法律や条例で定められた行政手続き以外で利用することはできません。
例えば管理上都合が良いからといって従業員コードとして流用したり、
顧客管理のために利用したりするといったことはできません。
また後述の個人番号カードで顧客の本人確認を行うような場合では、
マイナンバーを書き写したりコピーを取ったりすることは禁止されています。

・社員教育
マイナンバーを直接取り扱う社員はもちろんのこと、
全社的に運用ルールを明確にする教育を行う方がベターです。

・セキュリティの確認
情報漏えいについての罰則が強化されます。
マイナンバーの漏えいや不正使用を防ぐため、十分なセキュリティ対策が必要です。

マイナンバーの収集には、従業員からマイナンバーを提出してもらうだけでなく「本人確認」も必要です。
本人確認のための準備にも時間がかかることが予想されるため、早めに収集を始めることをおすすめします。

従業員の源泉徴収票、給与支払い報告書、支払調書などにマインナンバーの記載が必要となるのは2016年1月以降ですが、様式の変更なども行われるため、書類作成業務の手順確認や準備なども必要になります。

早期に番号が必要となる場面例
年始に雇う短期アルバイトへの報酬
講演・原稿作成等での外部有識者等への報酬
3月の退職
4月の新規採用
中途退職