会社でマイナンバーの管理をする場合どの部署で行うべき？

企業は次の4つのステークホルダーとの関係において個人番号を使うシーンが発生します。

(1)従業員との関係
(2)取引先との関係
(3)株主との関係
(4)顧客との関係

ただし、(4)の顧客との関係で使用するのはほぼ金融機関に限られますので、それ以外の多くの企業に関しては除外してよいと考えます。残り3つの関係で、一般的にもっとも使用するケースが多くなるのは、(1)の従業員との関係においてでしょう。 従業員が会社を通して行政に提出する書類は「税務関連」と「社会保険関連」に分類されます。前者の主なものは源泉徴収票や支払調書で、経理部門が取り扱い部署となります。後者は総務や人事が取り扱いますが、個人番号にかかわる業務は、全社員に関係する全社的な取り組みとなりますから、全社に周知し、総務部が全体をコントロールしながら、主導的な役割を果たしていくというのが一般的でしょう。

マイナンバー制度対応に関連する部門は、(1)総務部門が63.8％、(2)人事部門が59.7％、(3)情報システム部門が49.7％、(4)財務・経理部門が45.0％で、この4つが高い。とりわけ1位・2位の総務・人事部門は6割前後で、3・4位を引き離している。これと同様に、マイナンバー制度対応を主管する部門は、(1)総務部門が35.6％、(2)人事部門が32.0％で抜きんでて高く、他の選択肢は情報システム部門を含めて1桁～1割程度にとどまった。

・１）社員の大切な個人情報ですから、マイナンバーを扱う上で、社内のルール（基本方針や取り扱いなど）をつくりましょう。

・２）社内の各課でマイナンバーを受け入れる為に「給与」「会計」「人事」など、関連性の高い部署は、事前にマイナンバーに対応した開発や改修を行う必要があります。

・３）マイナンバーを取り扱う上でセキュリティー強化は必須です。安全管理上、取扱責任者は、情報漏洩防止策の検討や、組織づくりや、社内の情報アクセスを見直し制御するように管理体制を整えましょう。

・４）マイナンバーを取り扱う部署として有力な経理部門においては、取り扱いについて従業員の教育を行う必要があります。制度の認知や、情報管理の面でも、マイナンバー取り扱い研修などを行い徹底的に安全管理につとめましょう。

総務や人事の方は社内の業務に関してはスペシャリストですが、社外との接点が少ないことも多く、その部分の対応が漏れてしまいがちです。そのため、多くの部署を巻き込んで全社的な取り組みを実施していく必要があります。一般的な実務の進め方としては、まず、各部署からメンバーを選出してプロジェクトチームを作ります。対策には費用がかかりますので、しかるべき役員の方に管理責任者となっていただき、その下にマネジメントを担当されるプロジェクトリーダーがいて、さらに各部門の担当者がいるというような体制が想定されます。

税務職員を装った者からの年金・マイナンバー制度アンケート等と称する不審な電話や「振り込め詐欺」などにご注意ください
※ 税務職員が年金・マイナンバー制度アンケート等と称して電話することはありません。