中小企業向けマイナンバーの取り扱い方【取得・保管・廃棄編】

マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

従業員の社会保険の手続きや税の手続き時にマイナンバーの記載が必要になるということです。具体的には、「厚生年金保険の被保険者取得届の作成」や「健康保険被保険者資格届の作成」、「雇用保険被保険者資格取得届の作成」、「源泉徴収票の作成」などがあげられます。

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理するために必要がある場合に限って従業員等に個人番号の提供を求めることができます。

○社会保障及び税に関する手続書類の作成事務が発生した時点が原則。 ○契約を締結した時点等のその事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます。

事業者は、給与所得の源泉徴収票作成事務のほか健康保険・厚生年金保険届出 事務等を行う場合、従業員等から個人番号の提供を受けるに当たって、これら の事務の全てを利用目的として特定して、本人への通知等を行うことにより、 利用目的の変更をすることなく個人番号を利用することができる。

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。

「書類等の保存期間を経過するまでの間 」であり、
この期間内は「システム内においても保管することができる 」

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。