社員の個人情報を保管しておかなければならない企業は、そのリスクに頭を悩ませていると思います。金庫に保存したからと言って油断は禁物です。
マイナンバー制度によって重い責任を背負った日本の企業
via www.photo-ac.com
マイナンバーは一度付番されると基本的に一生涯変わりません。
もしも大切な従業員さんの個人情報を社長さんの一瞬の不注意で漏らしてしまったら、、どう説明なさいますか？処罰云々ではなく、従業員さんからの信用や会社に対する世間の信用も失墜してしまうことは間違いありません。
しかもそのあとは”特定個人情報保護委員会”から監視の対象となります。
マイナンバー制度は簡単に言えば国民一人ひとりに番号を振り分けて、それを元に社会保障や税その他を一元管理してしまおう、という制度です。
これにより今まで縦割りで行われてきた行政が、その番号に紐付けされることにより全てがその番号でわかってしまうという便利さがあります。
しかしながら、その番号を知られてしまうことにより、それに紐付けられた全ての情報が漏洩することが予見されます。
また、政府はこのマイナンバー制度を預金口座や証券口座、その他行政の至る所で使うことも考えており、個人のプライバシーやあらゆる情報の詰まった番号を管理することで漏洩時の危険性が高まること、政府による監視社会の危惧などの批判があり、今後のマイナンバーの運用に警鐘を鳴らす人が多数存在します。
これにより今まで縦割りで行われてきた行政が、その番号に紐付けされることにより全てがその番号でわかってしまうという便利さがあります。
しかしながら、その番号を知られてしまうことにより、それに紐付けられた全ての情報が漏洩することが予見されます。
また、政府はこのマイナンバー制度を預金口座や証券口座、その他行政の至る所で使うことも考えており、個人のプライバシーやあらゆる情報の詰まった番号を管理することで漏洩時の危険性が高まること、政府による監視社会の危惧などの批判があり、今後のマイナンバーの運用に警鐘を鳴らす人が多数存在します。
保管は確実かつ安全に！
事業者のみなさまは、行政手続などのため、従業員などのマイナンバーを取り扱います。
・事業者は、社会保険の手続や源泉徴収票の作成などにおいて、従業員などからマイナンバーの提出を受け、書類などに記載します。
・個人情報を守るため、マイナンバーは、法律で定められた範囲以外での利用が禁止されており、またその管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。
流出した場合の企業へのダメージは深刻なものとなりますのでなんとしてでも避けなければなりません。
個人情報取り扱い方針を定めよう！
いくら中小企業でも情報が漏れてしまえば、従業員や取引先からの信用も失うことになるので、社内の責任体制はしっかり整えておく必要があります。
特に小規模事業者の場合、これまで個人情報の扱いに慣れていなかった分手を焼いているようです。
防盗金庫で盗難対策は万全！！
防盗金庫
現金や重要書類を保管する際には「防盗金庫」を選んだほうがいいでしょう。
防盗金庫とは、防犯目的で作られており、耐火性も併せ持っています。
また、ドリルやハンマーなどの工具による破壊や、バーナーによるガス溶断に耐えられるかをテストして、ランク分けをしています。
防犯性能を考えて最重要視する際は、防盗試験規格「TS-15」「TRTL-30」などに認定された金庫を選びましょう。
TS-15は手工具による破壊に15分間耐えられる性能が保証されたもので、TRTL-30は、溶断や電気工具などによる破壊に30分間耐えられる性能が保証されたものです。
このように、防盗金庫は手慣れた泥棒でも簡単には開けられないようになっています。
内部流出のリスクに備える
特に企業が悩むポイントとなるのが、「物理的安全管理措置」です。マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、従業員や外部の者がなるべく通らない壁際や角などで業務を行い、セキュリティの高い金庫などに入れて保管すると良いでしょう。
いくらナンバーを厳重に保管していても、マイナンバーを使った事務処理などで盗み見られる危険性は十分にあります。また社内で誰でも見ることができる状況下に置くことは、リスクが大きくなり、また実際に流出が起こってしまった場合の原因の特定の困難化につながりますので、対策は保管だけでなく盗み見なども想定したものが必要です。