企業にとってのマイナンバー制度とは

マイナンバー制度は日本が2016年度から導入する個別の制度名で、一般的には「国民総背番号制」と呼ばれます。
すべての国民に個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や個人情報の管理など、行政の処理をすべて行うというものです。

マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤であり、期待される効果としては、大きく３つあげられます。

１つめは、所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。（公平・公正な社会の実現）

２つめは、添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。（国民の利便性の向上）

３つめは、行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。（行政の効率化）

マイナンバー制度導入により、個人に番号が付与される以外にも、企業等の法人にも国から13桁の「法人番号」が付与されることとなります。2015年10月から順次通知され、2016年1月から税務申告、支払調書、そして社会保障関連の申告書を提出する際に、記載が求められます。

各個人に付与される個人番号は個人情報に簡単にひもづけることができるため、「税」、「社会保障」、そして「災害対策」に限って利用が制限されています。一方、法人番号には利用に制限はなく、幅広く利用が可能となっています。個人番号は公開されないのに対し、法人番号は国税庁の法人番号ウェブサイトで誰でも検索が可能となる予定です。

ちなみに、「個人番号 = マイナンバー」ですが、「法人番号 = マイナンバー」ではないので、扱う際にはご注意ください。

マイナンバー制度の開始により、企業は、パート・アルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類にマイナンバーを記載することになり、関連するシステムの強化、改修が必要になります。
マイナンバーは、「民（個人）⇒民（企業）⇒官」という流れで利用されます。

年末調整などは2017年1月からの義務化ですが、2017年1月に提出する源泉徴収票などは、2016年1月～12月までの給与計算、賃金台帳、源泉徴収簿から算出しますので、実質2016年1月にはマイナンバー対応版の給与計算システムを導入する必要があります。

民間企業がいつマイナンバーを利用しはじめるのかについてですが、
民間企業では、4月から6月の実際の給与をベースとした保険料率の計算のための書類を
6月から7月にかけて提出します。

こちらにマイナンバーの記入が必須となる予定なので、
一般的には、これが収集したマイナンバーを一番最初に利用する機会になると考えられます。

イレギュラーな場合としては、1月から7月までに従業員の退職があった場合、
退職した翌月に資格喪失などについての書届けを提出する際に
マイナンバーを明記することになります。
たとえば、1月に退職した従業員がいた場合、その届けを2月に提出することになります。

さらに、顧問弁護士、税理士、社労士などの外部専門家への報酬や株式の配当、または譲渡による対価の支払いなどが発生した場合の法定調書（支払調書）へも記載が必要となります。

保険関係の書類はAさん、給与関係の書類はBさんというようにして担当を分けていれば、Cさんのマイナンバーを知り得る人間の数が増えていくので、その分情報がどこからか流れていくリスクもさらに増えていきます。各担当者のセキュリティ意識徹底はもちろんのこと、各社のシステム上のセキュリティ対策もしっかりと取っておかなければいけなくなります

個人情報保護法では5,000件以上の個人情報を管理する事業者（つまり実質的に中堅企業以上）が対象でしたが、特定個人情報に関しては中小規模事業者を含む全ての事業者が対象となります。

企業は、従業員等の個人（含む扶養家族）からマイナンバーを収集する役割をもちます。収集したマイナンバーは、法規定に準拠して管理し、取り扱う必要がなくなった場合は、所管法令に定められた保管期間後、できるだけ速やかに復元できない手段で削除または廃棄をする必要があります。

従業員が退職したら、原則として退職者の特定個人情報が記載された書類は廃棄しますが、廃棄する前に特定個人情報に関する書類を作成する必要があります。

中途退職者に対して作成しなければならない書類として、給与所得の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票があります。退職所得の源泉徴収票は法人役員を対象としているため、給与所得の源泉徴収票の発行手続きが実際に行なう実務となります。

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

•退職日から4年間
　雇用保険資格取得確認通知書
　雇用保険被保険者離職証明書
•退職日から3年間
　労災保険に関する書類
•退職日等から2年間
　健康保険・厚生年金保険　資格取得確認通知書

企業や事業主では、マイナンバー制度における懸念の一つに”マイナンバーの拒否”というものがあります。

従業員がマイナンバーを教えてくれないというわけですが、法律上はマイナンバーを勤務先に提供する義務はあるものの強制力はなく、断られた場合には就業規則などで対応するしかないというのが現状です。

Ｑ4－2－5　税や社会保障の関係書類へのマイナンバー（個人番号）の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？

Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください

Q2‐10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

（答）
法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。