民間企業の中にはライターやデザイナーなどの個人事業主に業務を委託している企業もあるかと思います。そのような企業は委託先個人事業主の個人番号を収集することも考えなければいけません。企業担当者は個人事業主からマイナンバーを収集する業務もきっちり管理する必要があります。
個人事業主からも個人番号を収集する必要があります！
ネット通販では個人事業主のデザイナーやライター、コンサルティング事業主さんと契約しているケースがありますよね。個人事業主さんに仕事の発注をしている場合は、マイナンバーを収集しなければならないことをチェックしておいてください。
法人には法人用のマイナンバー（法人番号）が割り当てられますが、個人事業主用のマイナンバーは割り当てられないため、個人事業主は自分個人に割り当てられたマイナンバー（個人番号）を使用します。
個人事業主やフリーランサーには法人番号は付番されないので、個人番号で行政の手続きを行います。
取引先が法人であれば公開されている法人番号をもとに支払調書を作成することができますが、取引先が個人事業主であれば法人番号がないため、個人番号を収集する必要があります。
収集した個人番号には安全管理措置を講じなければいけません！
個人番号・特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。
事業者は、特定個人情報等の取扱いに関する安全管理措置について、次の5つの手順で検討を行う必要があります。1. 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする
事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておく必要があります。2. 特定個人情報等の範囲を明確にする
事業者は、1で明確にした事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく必要があります。3. 事務取扱担当者を明確にする
事業者は、1で明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておく必要があります。4. 基本方針を策定する
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定する必要があります。5. 取扱規程等を策定する
事業者は、1～3で明確にした事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、取扱規程等を策定する必要があります。
企業は収集した個人番号に安全管理措置が課され、個人事業主から収集した個人番号にも安全管理措置を講じる必要があります。
担当者以外も個人番号を取り扱う！誰がどう管理するのかが重要！
その際、誰が取引先の個人事業主さんからマイナンバーを収集するのかという観点も重要になりますが、どのような方法で、どんな管理をしていくのか、といったことも考えなければなりません。経理担当者以外の現場担当者が行うといったことも考えられますよね。そうしたケースも含めて、マイナンバー管理のルールは、会社全体で共有しておくことが重要です。
マイナンバーの安全管理措置を講じるにあたって企業は個人番号を取り扱う担当者を決めますが、個人事業主との取引にあたっては担当者以外も個人番号を取り扱うことがありえます。そのため担当者以外の従業員が個人番号を取り扱う際のルールを決めておくことが重要です。
本人確認をきちんとしよう！
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。
個人事業主からマイナンバーを取得する際にも本人確認が必要なので、正しい方法で本人確認を行いましょう。
e-mailでのマイナンバー収集は避けましょう！
ご存じのように、「eメール」という手段は送信、受信ともに大変簡単ですが、盗聴やなりすましを完全に排除できる仕組みにはなっていません（もちろん、S/MIMEなどの暗号化を併用する手段もありますが、一般的と言えるほどまでの普及には至っていません）。マイナンバーを含めた特定個人情報をメールで通知するのは避けるべきです。
マイナンバー収集に便利なのはwebツール
多くのアウトソース型マイナンバー関連サービスやソリューションでは、収集業務のための「Webツールやアプリ」を用意し、かつその多くは「スマホにも対応」とするものが多いです。マイナンバー番号通知カード＋運転免許証（本人確認書類）、あるいは2016年1月より自己申請で交付を受ける個人番号カードをスマホのカメラで撮影し、専用のセキュアサイトあるいはアプリで登録。ガイドラインの定める安全管理措置に沿った方法でマイナンバーを安全に、確実に、そして手間を取らせずに登録できるといった仕組みです。中には確実を期すために郵送・宅配便（返信キットとともに）のアナログな手段を取る企業もあると思いますが、PCやスマホが普通に使える人ならば、手間なく作業できるWebツール型の仕組みは個人事業主としても好ましいと言えます。