マイナンバーを会社が案内する場合もう遅い?周知させることから始めましょう!

マイナンバー制度が始まりましたが、まだ従業員のマイナンバーの収集を始めていない会社は「もう遅いかも?」「早く集めなくちゃ!」と慌ててしまう場合がありますが、まずは従業員への案内と制度の周知を始めましょう。

マイナンバー制度の目的について

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「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)」が成立し(平成25年5月31日公布)、社会保障・税番号制度が導入されます。社会保障・税番号制度は、より公平な社会保障制度や税制の基盤であるとともに、情報化社会のインフラとして、国民の利便性の向上や行政の効率化に資するものです。

個人番号については、まずは社会保障分野、税分野などに利用範囲を限定して導入されます。

一方、法人番号については、広く一般に公表されるものであり、官民問わず様々な用途で活用が可能とされています。

2016年1月1日よりマイナンバー制度が運用されています。
まだマイナンバー対策をしていない会社も多いと思いますが、慌てて従業員のマイナンバー集める必要はないという考えもあります。
まずは、従業員への案内や集める方法、範囲などについて周知しておきましょう。

集める従業員の範囲

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会社は勤めている従業員のマイナンバーを集める必要があります。
正社員だけでなくパートやアルバイトのマイナンバーも集めましょう。アルバイトが多い企業は、取り扱うマイナンバーも多くなりますので漏れのないようにしてください。
●マイナンバーの取得が必要な従業員等

・正社員
・契約社員、嘱託社員
・パート、アルバイト(高校生や大学生も必要)
・外国人従業員
・役員

※上記従業員等の扶養家族も取得が必要

マイナンバー制度 ―事業者の皆様が注意すべき4つのポイント― | お役立ち!コラム | 熊本 税理士|井手税理士・総合会計事務所 (39242)

従業員へ案内をしましょう。

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マイナンバー制度が運用されるにあたり、従業員へアナウンスしておく必要があります。
また、それに合わせて就業規則を改変する必要が出てくる場合もあります。
マイナンバーを従業員などから取得するにあたり、利用目的の特定と明示が必要です。また、マイナンバーは住民票の所在地に郵送されるため、従業員が正しく居住地に住民票を有しているか、アナウンスすることも大切です。

会社がマイナンバーを使う場面

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マイナンバーは法律で定められた3分野でしか扱うことが出来ません。
その他で利用すると厳罰が課せられますので注意が必要です。
民間事業者はマイナンバー法で定められた事務のうち、税と社会保険の手続でマイナンバーを使います。手続としては、従業員やその家族のマイナンバーの取得と書類への記載、関係機関への提出が必要です。個人事業主であっても、従業員(パート・アルバイトを含む)を雇用していれば、マイナンバーの取得・保管が必要になります。
税の手続では社員の源泉徴収票などの調書の提出のため、従業員以外の外部の方のマイナンバーも取り扱う場合があります 。提出先は税務署、市町村、年金事務所、健康保険組合があります。
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従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。2016年1月以降(厚生年金、健康保険は2017年1月以降)は、これらの手続をおこなうためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。

ペーパーで集める場合

[フリー写真] ビジネス資料とボールペン -  GATAG|フリー素材集 壱 (39281)

従業員が少ない場合、この紙媒体の方法で集めるのが簡単ですね。
集めた用紙をどのように管理するのかは注意が必要です。
従業員の少ない会社にとては、一番簡易的な方法だと思います。具体的には、従業員等の対象者に上記マイナンバーを確認できる書類と身元の確認できる書類のコピーを会社に持ってきてもらう方法です。

外部個人事業主の場合は、郵送という手段になると思います。

うちの会社はマイナンバー取り扱わないくても大丈夫?

悩む女性 ペンと資料のフリー写真素材 無料画像素材のプロ・フォト wmn0101-001 (39282)

家族経営や、従業員はアルバイトや日雇いのみといった会社の場合「うちはマイナンバー取り扱わなくても大丈夫だよね!」と考えている企業もあるかと思います。
実はその考え、間違っているんです。
民間企業では、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続きを行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしているが、2016年1月以降は、官公庁や自治体に提出する書面にマイナンバーを記載することが必要になる。つまり、ほぼすべての企業がマイナンバーを取り扱うことになる。

 たとえば、企業は全従業員からマイナンバー(本人および家族)を集め、それぞれの源泉徴収票にマイナンバーを記載したうえで、行政機関に提出しなければならない。従業員だけでなく、外部の人に依頼した講演や原稿の執筆などの報酬を支払う場合も同様だ。

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