マイナンバー法により、企業はこれまでとは違った個人情報の取り扱いをすることになります。その上で、就業規則の見直しをする企業も増えています。実際に規則を見直す際のポイントを紹介します。
マイナンバーを適切に扱うためには
決めよう！マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。
集めよう！
マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。適切に管理しよう！
マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。理解しよう！
従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。
就業規則見直しのポイント
まず必要なのが、会社が個人のマイナンバーを利用する範囲について明記することです。会社の手続きでは、健康保険や、源泉徴収票の作成などにマイナンバーが必要となります。第●●条（マイナンバーの利用）
会社は従業員及び扶養対象家族のマイナンバーについて、以下の手続きで利用することが出来る。・健康保険・厚生年金保険関係届出書
・雇用保険関係届け出事務
・労働者災害補償保険法関係届出事務
・国民年金第三号被保険者関係届出事務
・給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
・その他法令に定められた業務
また、社員がマイナンバーの利用目的を明確に理解していることは、マイナンバーを収集する際の、社員の不安、不信感を払拭につながります。
マイナンバーの機密保持を明記する
マイナンバーを取り扱う従業員がいるため、秘密の保持について、就業規則に盛り込むことが必要です。第●●条（秘密保持）
情報提供等事務又は情報提供ネットワークシステムの運営に関する事務に従事する者又は従事していた者は、その業務に関して知り得た当該事務に関する秘密を漏らし、又は盗用してはならない。
2．従業員は職場または職種を移動あるいは退職するに際して、自らが管理していた会社及び取引先等の情報個人情報及び特定個人情報に関するデータ・情報書類等を速やかに返却しなければならない
また、このほかにも講習会を開くなどの教育面のサポートも大切です。
他にも入社時のマイナンバーの取り扱いや解雇事由について、就業規則を変更しておくとよいでしょう。第●●条（入社時等における取り扱い）
従業員は、採用時に会社に対してマイナンバーを通知しなければならない。
2．会社は、身分確認のために、従業員に対して、免許証等の写真付きの身分証明書の提示を求める事ができる。
3．従業員が扶養対象親族を有し、扶養対象家族のマイナンバーを会社に通知するにあたっては虚偽のないように確認をしなければならない。第●●条（解雇事由）
会社の管理する顧客・従業員等の特定個人情報を故意に、または重大な過失により漏洩・流出させたとき
罰則に解雇などの重い処分を科せば、それだけ社員は取り扱いに慎重になるので、マイナンバー流出防止のための対策、教育となります。
また、余談ですが当然身分証明のためにはマイナンバーは使用できません。
また、マイナンバーを扱う人が会社の中で不特定多数存在することは、それだけで漏えいなどのリスクにもなります。
マイナンバーを保存する場所も新たに準備する必要があり、そのための金庫を導入する企業もあるようです。
会社の個人情報取扱方針の策定、見直し、またマイナンバーを扱う担当者への教育が大切です、