速やかに廃棄が基本。でもマイナンバーを隠せば個人情報として保存も可能です。

マイナンバーはその他の関係法令の規定により保管することが求められています。マイナンバーに関する主な書類の保管期間についてみていきましょう。

・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間
・住宅借入金等特別控除申告書→7年間
・源泉徴収票→7年間
・雇用保険関係書類や4年間
・労災関係の書類→3年間
・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年

なお上記の保存期間は書類の保存期間であり、パソコンに入っているデータにはこの期間は適用されません。しかし扶養控除申告書などの税務関係書類についてはデータについてもこの期間が適用されることから、データについても7年間は保存しておきましょう。

政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。
つまり、マイナンバーを保管したデータだけでなく、マイナンバーが記載された書類もすべて破棄（またはマスキング等で復元できない状態にして保管）しなければならないことに注意が必要です。

当該書類に関する所管法令によって一定の保管義務が発生する場合は、その法令に準じる形で保管期間を設けることになります。言い換えれば、一定の保管期間が経った書類に関してはただちに廃棄する必要があるのです。

原則的に、マイナンバーの利用は法律で定められた用途に限定されます。
また、従業員にマイナンバーの提供を求める際には、あらかじめ利用目的を明確に説明しておかなければなりません。
たとえ本人の同意があったとしても、当初に伝えた目的以外に流用することは認められていません。
そのため、当初の利用目的が果たされた場合には、企業は速やかにマイナンバーの情報を削除する必要があります。

マイナンバーを削除すれば通常の個人情報として保管は可能になりますので、退職後も情報を保管・管理したいということであれば、マイナンバーにかかる部分だけを復元不可能な程度にマスキングまたは削除するといった対応が必要です。

個人情報保護法においては個人情報データベース等の作成に制限を設けていないことから、個人番号部分を復元できないようにマスキング処理をして個人情報保護法における個人情報とすることにより、個人情報保護法の規定に従って個人情報データベース等を作成することができます。

マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です。

会社によっては、訴訟などの対応のために、個人情報を保管し続けたいという場合があります。このようなときは、そのマイナンバー部分を復元できない程度にマスキングや削除するなどして「特定個人情報」から「個人情報」に変換することにより、保管し続けることは可能です。