社員のマイナンバー、会社がしてはいけないこと

企業が個人番号を使って従業員を統制管理するなどの行為は認められていません。
利用制限の厳しい情報であるため、取り扱いには厳重な注意が必要であることも十分に認識しておく必要があります。

従業員等の個人番号を収集する必要があり、収集した個人番号は従業員一人ひとりを一意に識別できるため、「個人番号で従業員情報を管理すれば便利だ」と考える民間企業の担当者がいるかもしれません。

　しかし、民間企業が個人番号を取り扱うことができるのは「給与事務、法定調書作成等の事務（個人番号関係事務）」のみであるため、注意が必要です。

マイナンバー（個人番号）を使って、従業員や顧客の情報を管理することはできますか？

マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続き以外で利用することはできません。これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、マイナンバーを含む個人情報を収集し、保管したりすることもできません。

安全管理措置とは、事業者が個人番号及び特定個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止などのために設定された措置のことです。マイナンバーには、この安全管理措置などが義務付けられます。

マイナンバーを預かっている会社が、うっかり漏えいさせた場合は、最高で「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」という、これまで以上に厳しい措置が待っている。これは個人情報保護法では適用外だった小規模事業主にも適用され、実刑を含む重罰が用意されている。

マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」（個人情報＋個人番号）とされ、特定個人情報のファイルの漏えいなどマイナンバー法に違反した行為が認められた場合、現行の個人情報保護法と異なり、厳しい罰則が科されます。

企業が所有している個人情報は個人情報保護法にのっとり運用されますが、それに個人番号が付加された途端にその情報は「特定個人情報」となり、マイナンバー法の厳しい規制を受けることになります。

個人番号・特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な安全監督も行わなければなりません。

法律や条例で定められた手続き以外の事務でも、個人番号カードを身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますが、
その場合は、個人番号カードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできません。（2014年6月回答）

法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集することはできません。なお、他人の個人番号をメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たりますが、個人番号の提示を受けただけでは「収集」には当たりません。

従業員以外の者から身分証明書として個人番号カードの提示を受けた場合、表面をコピーすることには問題ありませんが、個人番号が記載されている裏面をコピーすることは社会保障及び税に関する手続書類の作成事務以外での収集になりますので法律違反になってしまいます。

個人番号カードの表面には、氏名、住所、生年月日、性別、顔写真と、本人確認のための情報がそろっています。重要な点は、表面にはマイナンバーこと「個人番号」が記載されていないこと。個人番号は「裏面」に記載されています。

個人番号カードの“裏面”をコピーできるのは、行政機関や雇用主など「法令に規定されたものに限定」されています。それ以外の人はコピーのみならず書き写すことも禁止されています。

マイナンバーを収集するときは、なりすまし等を防止するため厳格な本人確認を行います。

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。
原則として
1.個人番号カード（番号確認と身元確認）
2.通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
3.マイナンバーの記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
これらのいずれかの方法で確認する必要があります。

マイナンバー取得時には、本人確認は厳格に行って下さい。

本人確認は、なりすまし防止のためにマイナンバーの確認と身元の確認を厳重に行う必要があります。

本人確認の方法

個人番号カードの場合
１枚でマイナンバーの確認と身元確認が可能です。

個人番号カードを取得していない場合
通知カード+免許証ｏｒパスポート等で確認を行います。

通知カードを紛失している場合
住民票（マイナンバー付）+免許証ｏｒパスポート等で確認を行います。