とうとうマイナンバー制度がスタートしました。このマイナンバー制度、今一つ認識率も伸び悩んでいます。会社が社員のマイナンバーですべきことがあります。
時間がない！会社は社員のマイナンバーの受け入れ体制ができていますか？
民間企業には、源泉徴収票や雇用保険関係（健康保険・厚生年金保険関係は29年1月提出分から）等の様々な書類にマイナンバーの記載が求められることになります。
via www.g-soumu.com
各企業は遅くとも2015年10月までには準備を整え、各方面からの問い合わせに対応できる態勢を構築しなければなりません。対応専用窓口などを設置して混乱を避けるべく工夫を施すことが必要になる可能性があります。
民間企業における番号利用開始（2016年1月）までの対応事項は、番号制度対応の準備（番号制度の理解、体制整備等）
個人番号を取り扱う対象事務の明確化
個人番号を取り扱う対象事務の運用整理（個人番号の適正な取扱いルール等）
個人番号を取り扱う対象事務に係るシステムの改修
個人番号を取り扱う従業員に対する研修、周知
マイナンバーを使う業務内容は？
企業ではマイナンバー法で定められた事務のうち、「税」と「社会保障」の手続きで従業員のマイナンバーを取り扱う必要があります。
2016年（平成28年）1月から税務署や年金事務所などに提出する社会保障や税に関する届出書に従業員のマイナンバー（個人番号）を記載して提出しなければいけません。
民間企業が個人番号を取り扱う具体的な対象事務としては、以下のようなものが挙げられます。従業員の給与所得の源泉徴収票作成
報酬等の支払調書作成
健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届作成等ここで、手続によって、個人番号を記載する書類の提出タイミングが異なる点について、注意が必要です。
具体的には、「給与所得の源泉徴収票」については、番号利用開始後における最初の提出期限は「2017年1月末」です。
一方、報酬等の支払調書、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届等については、2016年1月の番号利用開始後からすぐに個人番号を記載することが必要となります。
マイナンバーを取得する際に本人に通知した利用目的が「源泉徴収票への記載」のみだった場合、マイナンバーをそれ以外の目的に利用することはできません。
当初の利用目的以外の目的に利用する場合は、あらためて本人に必要な利用目的を通知して再度マイナンバーを取得することになります（当初の利用目的と相当の関連性が合理的に認められる範囲内であれば、利用目的を変更して、本人に通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内でマイナンバーを利用することができます）。
マイナンバー制度が導入されると事業者の業務はこう変わる！｜会計ソフトなら弥生株式会社
マイナンバー法が導入された場合の業務内容を説明しています。かんたんやさしい会計ソフトは弥生株式会社。
【企業必見】マイナンバーの導入により発生する業務と対策まとめ
2015年も既に１／４が過ぎました。今年は住民票を有する国民全員にナンバーが振られる改革の年です。今回は「マイナンバー」に関する基本情報から、導入により発生する業務について取り上げていきます。
社員にマイナンバーを提出してもらいましょう。利用目的を明確に通知しなければいけません。
従業員のマイナンバーを何に使用するのか明確に提示しなければなりません。
収集は、はっきりした利用目的を持って、そのことを従業員の方にお示して、行うことが必要です。
そして他人へのなりすましを防止するため、本人のマイナンバーであることを確認し、実施することが必要です。
そのときに示した利用目的以外に、マイナンバーを利用することは禁止されています。
あらかじめ、何にマイナンバーが必要なのかピックアップしておきましょう。
何度も提出を求めなくて済みます。
何度も提出を求めなくて済みます。
個人番号の利用目的を特定して、本人への通知等を行うに当たり、個人番号の提出先を具体的に示す必要がありますか。個人番号関係事務は、本人から個人番号の提供を受けて、その個人番号を個人番号利用事務実施者に提供する事務であり、通常これらの事務を利用目的として示せば提供先も明らかになっているものと解されますので、必ずしも個々の提出先を具体的に示す必要はありません。
マイナンバーを記入した書類の提出先まで、いちいち報告しなくていいようです。
マイナンバーを従業員から提供してもらうためには、まず、事前に利用目的をはっきりと示さなければいけません。これは個人情報保護法の第18条に規定されているルールですので、企業は遵守する必要があります。また、一度取得したマイナンバーであっても、当初通知した目的とは別の用途に使いたいときは、再度利用目的を追加して通知しなければいけません。たとえば子会社に出向した従業員については、出向先で再度取得し直さなければいけないということです。
情報漏えいに最新の注意が必要です
via flets.com
マイナンバーを取り扱うことになる企業の担当者ならば予備知識として理解していることだろう。ではなぜ、マイナンバーの管理方法がここまで大きく取り沙汰されているのか。それはマイナンバーとそれに紐付く個人情報が、「厳重な管理を必要とする情報」として法で定められているためだ。
企業では多くのマイナンバー情報を管理することになりますが、危惧されるのは情報漏えいや不正利用の問題です。
対策を怠り、マイナンバーを含む個人情報（以下、特定個人情報）の情報漏えいが発生した場合、信用の失墜、企業イメージの低下、損害賠償、マイナンバー法による厳しい刑罰が待っています。
マイナンバーを法律で決められた目的以外に使用したり、マイナンバーを含む個人情報を不正に収集・保管したり、マイナンバーや個人情報が記録されたデータを他人に提供することは禁止され、最も重い刑罰では、違反した者には「4年以下の懲役、もしくは200万円以下の罰金、またはその併科」、企業にも「200万円の罰金」という重い罰則が課される。
損害賠償や対策のためには多額のコストが掛かり、企業の信用失墜につながるなど、金銭的、社会的な制裁を受けることになる。
これは企業の存続に関わる大きな問題だ。