集めるときも廃棄するときも注意が必要な、契約社員のマイナンバー

マイナンバー制度では、社員から番号を収集する際、本人確認と利用目的の明示が義務付けられている。それはパート、アルバイト、契約社員、期間工など非正規雇用の従業員でも同様だ。

派遣社員はマイナンバーの取得対象ではありません。派遣社員は派遣元企業と雇用契約を締結しているため、マイナンバーは派遣元企業が取得します。

これに対して契約社員は、「雇用契約が有期である」以外は正社員と何ら変わりないため、マイナンバーの取得対象です。

源泉徴収票を作成しなければならない以上、どれだけ短期のアルバイトであってもマイナンバーの収集が必要となります。
逆に派遣社員の場合、給与支払・社会保険などは派遣元が行うため、マイナンバーを収集することはできません。
実際に自分のところでどんな手続きを行うかによって、収集の範囲は決まってきます。

退職後に給与所得の源泉徴収票を作成する場合、番号確認と本人確認を電話やメールで行なうことがあります。場合によっては本人と連絡がとれないということもあるかもしれません。

そのような場合に備えて短期労働者であったとしても、在職中にマイナンバーを収集し、本人確認手続きを行なう実務が必要となってくるのです。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

平成28年1月に在職している従業員が年末まで働いているとは限りません。1月や2月の間に退職し、その後、会社からは連絡が取れない状態になってしまったらどうなるでしょうか。

マイナンバーを削除すれば通常の個人情報として保管は可能です。
退職後も情報を保管・管理したい場合は、マイナンバーの部分だけを削除して下さい。

個人番号の保存期間の時限管理を回避するために、契約関係が終了した時点で個人番号を削除することはできますか。

所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては、契約関係が終了した時点で削除することはできないと考えられます。（2015年9月回答）