中小企業の社長さんのマイナンバー対策

今後の導入スケジュール

社会保障・税番号制度の導入スケジュールは、現在のところ、平成27年10月から個人番号・法人番号の通知、平成28年1月から順次、社会保障、税、災害対策分野で利用開始することが予定されています（注）。

これを踏まえると、税分野での利用は、「番号法整備法」に基づき、所得税については平成28年分の申告書から、法人税については平成28年1月以降に開始する事業年度に係る申告書から、法定調書については平成28年1月以降の金銭等の支払等に係るものから、申請書等については平成28年1月以降に提出すべきものから個人番号・法人番号の記載が開始されることになります。

（注）番号法の施行日は、番号法附則において、「政令で定める日から施行する」とされています。

マイナンバー制度は日本に存在する全ての企業で対応が必要

マイナンバーは、行政だけでなく中小企業を含む全ての企業において制度対応が必要となり、
総務部門や経理部門だけでなく、全ての部署、全従業員に業務上何らかの手続きが発生します。

誰のマイナンバーが必要？

マイナンバー制度の裏づけとなる法律では、税関連や社会保険などの各種書類、
源泉徴収票や保険料控除申告書等に番号（マイナンバー）を明記することが義務づけられています。

源泉徴収表などでは扶養家族（扶養親族）の番号も帳票に記載するため、
企業における従業員本人の番号だけでなく
全従業員の家族の番号についての収集と管理も必要となります。

この場合の全従業員とは、正社員だけでなく契約社員、パート、アルバイトなど、
自社が直接給与を支払っている従業員を指します。
給与・厚生事務の対象である全従業員に対しては自社での対応が必要となります。

ただし、派遣社員に関しては、派遣元が給与厚生業務を行うため、自社での対応は不要です。

企業の担当者は、これらの帳票を従業員に成り代わって作成したり、
税務署等へ提出するなどの業務を行います。
したがって、人事労務、給与関連の業務に携わる従業員や扶養者の個人番号を
書類に記載する義務が生じることになります。

また、証券会社や保険会社等、利金・配当金・保険金等の税務処理金融機関においては
これらの手続を行うために顧客のマイナンバーも必要となります。

従業員や扶養者のマイナンバーはどうやって取得するの？

税関連や社会保険など、多岐にわたる業務や帳票にマイナンバーが必要となりますが、
行政からこれらの個人番号が所属する組織に通知されることはありません。

企業は全従業員や扶養家族の番号を、従業員の皆さんから「申告して」もらう必要がある

セキュリティ対策は必要？

必要です。多くの個人情報を含むマイナンバーが漏洩(漏えい)して不正利用されると、今までの個人情報の比ではないリスクがあります。企業においては、役所などへの提出書類に従業員のマイナンバーを記載するなど、様々な業務で取り扱うことになります。機密性の高い個人情報を扱うことになるため、基幹系システムの対応はもちろん、改めて個人情報取り扱いのルールや情報漏洩(漏えい)・セキュリティ対策の強化が求められます。

指紋・静脈認証装置

マイナンバー制度の施行に伴い、組織の内部統制や情報漏洩(漏えい)対策への対応として、システムへの不正アクセスやなりすましを防止することが必要不可欠です。

この装置は、ファイルやフォルダを暗号化して指紋認証で簡単に本人認証ができ、ログインすることができます。ID・パスワードを覚えておく必要がなく、重要なデータの管理に非常に最適です。情報システムの入口でアクセスを制限し、マイナンバーなどの重要な情報を強固に守ります。

アルバイトであったとしても雇用契約を締結している以上、マイナンバーとは無関係ではありません。アルバイトやパートなどの短時間労働者も、正社員同様にマイナンバーに対応した書類作成を行なわなければならないからです。

平成28年度の年末調整を行なうアルバイトやパートは上記書類にマイナンバーを記載する必要があります。控除対象配偶者や控除対象となる扶養親族がいないのであれば、自分のマイナンバーを記入するだけとなります。

また、アルバイトやパートを年度の途中で辞めて年度内に雇用契約を締結しなかった場合は年末調整を行なわないため、確定申告をすることによって払いすぎた所得税の還付を受けることができます。その際、所得税の確定申告書Bへ自分のマイナンバーや扶養親族のマイナンバーを記載することになります。