マイナンバー提出拒否されると事務負担増！ハローワークでの手続きに時間がかかることも？

民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。（2014年6月回答）

Ｑ4－2－5　税や社会保障の関係書類へのマイナンバー（個人番号）の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか？
Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

Q2‐10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

（答）

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

ハローワークでは、「マイナンバーの記載がない書類も受理」という方針を打ち出していますので、会社は従業員のマイナンバーなしで手続きはできます。けれども、原則の手続き方法とは異なるのは確かなので、通常よりも手続きに時間がかかるというデメリットが発生する恐れはあります。

また、会社は「従業員にマイナンバーを提出してほしいといったのに、従業員から拒否された」という経緯の物的証拠を残す必要があります。要は、マイナンバーの提出を拒否する人がいると、会社のマイナンバー担当者の仕事が増えるということ。

事業所が公共機関へ提出する既定の書類にマイナンバーを記載することは「努力義務」とされていますが、従業員が事業所にマイナンバーを提出することを強制することはできません。そのため、安易に懲戒処分規定を定めて、制裁を加えることはそれが「けん責」などの軽微なものであっても慎重になされるべきでしょう。具体的には服務規律の章に（提供などへの）「協力」規定を設けるなどして、あくまで自主的な協力を仰ぐ姿勢が大切です。労使関係という言葉には「敵対」というイメージを抱く人もいるかもしれませんが、どちらが欠けても会社の事業は成り立ちません。労使関係には、信頼関係が一番大切です。マイナンバーも同じです。

先に述べたように、番号法においては、従業員等にはマイナンバーの提出義務は認められておりません。
もちろん、提出を拒んだことを理由とする罰則もありませんし、何よりマイナンバーをはじめとする特定個人情報が非常に重要でプライバシーに関わるものであることを鑑みると、その不提供を理由として懲戒を行うことは、社会通念上相当でないとみなされる可能性が十分にあります。

マイナンバー（社会保障・税番号）を個人に知らせる「通知カード」が、受取人の不在などのために本人らに届かず、全国で約５００万通が自治体に返送された。日本郵便が１０日、明らかにした。カードは簡易書留で送られるが、まだ受け取っていない人も多く、今後さらに増える見込みだ。来年１月から社会保障や税などの行政手続きで利用が始まるため、各自治体が再送などの対応に追われている。

日本郵便は２８日、共通番号制度のマイナンバーを記載した「通知カード」について、今年最後となる２７日現在の配達状況を発表した。

受取人不在などで市区町村に戻された分は、全体の９・８％にあたる５５８万通に上った。

市区町村に返送された場合、通知カードを受け取る方法は自治体によって異なる。はがきで住民に窓口まで取りにくるように知らせたり、簡易書留を再送したりしている。