【企業必見！】マイナンバーの従業員通知・社内ルールはどうすればいいの？

平成２７年１０月から、日本国内の全住民に通知される、一人ひとり異なる１２桁の番号のこと

マイナンバーを収集するには、会社が何の用途にその番号を使用するのかを従業員へ通知する必要があります。
まずは、マイナンバー制度の概要を伝えてください。
マイナンバーの利用目的や、取り扱う上での禁止事項、漏えい対策の重要性などを理解してもらうことが必要です。

次に、従業員に対し、個人番号が自宅に正しく届くよう、住民登録について確認してもらってください。
通知カードは住民票の住所に簡易書留で郵送されます。
また転送してもらえないので引越しの際に住民票の移動をしていない場合は、通知カードが届かない可能性があります。
通知カードを紛失した場合、届出することによって再発行は可能ですが、個人情報の漏洩のおそれがあります。
また再発行手数料もかかってしまいます。通知カードが届いたら、大切に保管するように伝えてください。

マイナンバー管理責任者、取扱担当者
収集方法
本人確認の方法
マイナンバーを記載する書類の取扱い方法
保管場所・保管方法
廃棄ルール
紛失時の報告体制

事業者は、マイナンバーを取り扱う担当者や責任者を明確にしておかなければなりません。通常は、担当者は給与支払業務の担当者、責任者はその上司というのが一般的になると思われますが、これは各事業者の事情に応じて決めると良いでしょう。また、必ずしも個人名で指定する必要は無く、部署名や事務名等により、担当者が明確になれば十分であると考えられます。

マイナンバーを取得する際は、他人の成りすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。
本人確認では、
①正しい番号であることの確認（番号確認）と
②手続を行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）
を行います。

≪本人確認の方法≫
1.「個人番号カード」を持っている場合
平成28年1月以降本人の申請により交付される個人番号カードで、「番号確認」と「身元確認」を行います。
2．「個人番号カード」を持っていない場合
平成27年10月以降に郵送される通知カードまたは住民票により「番号確認」と、運転免許証やパスポートなどで「身元確認」を行います。

マイナンバー等を取扱う事務を実施したり、マイナンバーが保管されているサーバーが管理されている場所を明確にすることが求められています。そして、それらの場所への入室や機器の持ち込みを制限することにより、物理的にマイナンバーに接触できる人や機会をできるだけ少なくすることで、漏洩の危険を減少させることができます。