従業員のマイナンバー情報の取扱いマニュアル

マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
　 マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤であり、期待される効果としては、大きく３つあげられます。

民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
　 また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。

マイナンバーは、税・社会保障・災害対策の3つでまず利用が始まります。企業に直接関係するのは、税と社会保障の分野です。

民間企業がいつマイナンバーを利用しはじめるのかについてですが、
民間企業では、4月から6月の実際の給与をベースとした保険料率の計算のための書類を
6月から7月にかけて提出します。
こちらにマイナンバーの記入が必須となる予定なので、
一般的には、これが収集したマイナンバーを一番最初に利用する機会になると考えられます。

税務・社会保障手続きなど利用目的を明確化し、通知した上で
従業員とその扶養家族、（金融機関の場合は顧客も）より
個人のマイナンバーを入手しなければなりません。

企業は「社会保障」「税」関連においての
①業務の洗い出し、
②帳票や、出力しているシステムの把握
③マイナンバーの取り扱いに関するルールの設定
④実際に帳票を出力しているシステムの改変
⑤運用のテスト

マイナンバーを集める従業員
•正社員
•契約社員（嘱託）
•パート・アルバイト
•上記の扶養家族

マイナンバー法で求められる本人確認には、「実在確認」と「番号確認」の2種類がある。「実在確認」とはその人がその人自身であって別人ではないことの確認であり、「番号確認」とはその人が申告しているマイナンバーがその人のマイナンバーであることの確認である。

マイナンバーはたくさんの情報を紐付けるものであり、個人情報につながります。
また、一生涯使うものですので、今まで以上に従業員の重要な情報を扱うことになります。
「収集・保管・利用・破棄」まで「誰が」「いつ」「どのような形で」というところまできちんとルールを作成し、管理運用には十分に注意して下さい。