《事業者の皆様へ》マイナンバーについて不安はありませんか？

県内企業の制度への理解や準備は進んでおらず、新潟商工会議所のアンケートによると９月の段階で８割近くが準備に着手していなかった。
中小企業からは事務負担の増加や情報漏れなどを不安視する声は根強く、行政や関連機関の支援が重要となりそうだ。

個人番号を集めるための労力も企業にとっては大きい。
飲食業や小売業などアルバイトの数が多い業界、人材派遣業など流動性が高い業界は、「新規雇用者の番号収集」「不要になった番号の処理」の両面で苦労することになりそうだ。

制度開始に伴って企業にも負担が発生し、1社当たりの負担額は約109万円と推測される。
また、従業員数増加でその負担は増加し、1000人以上の企業では約581万円の負担が想定されている。

これら会社規模によって異なり、従業員5人以下、6～20人では40万円台。
1000人以上の大企業では約600万円ほどの負担が想定されているという。

マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

マイナンバーは、平成２７年１０月の第１月曜日である５日時点で住民票に記載されている住民に指定され、10月中旬から11月にかけて順次、市区町村から住民票の住所に簡易書留で郵送されます。
マイナンバーの利用については、平成２８年１月以降、社会保障、税、災害対策の分野で行政機関などに提出する書類にマイナンバーを記載することが必要になります。

なりすまし防止のため、厳格な本人確認が必要

本人確認措置の原則（番号確認と身元確認）
① 個人番号カード（番号確認と身元確認）
② 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③ 個人番号の記載された住⺠票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
（注）退職した年金受給者であっても、本人又はその代理人からマイナンバー
（個人番号）の提供を受ける場合、本人確認を行わなければならない。

※雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかであると個人番号利用
事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることなども認められる。

※対面・郵送だけでなく、オンラインや電話においても厳格な本人確認が必要

■原則として、利用目的以外の利用は禁止
　・本人の同意があったとしても、利用はできない

■例外的に利用が認められる場合
　・人の生命、身体又は財産の保護のため
・激甚災害発生時等、金融機関が金銭の支払いをするため

■委託における管理監督
　・委託先の適切な選定：自らの安全管理措置と同等の措置
　　※安全管理措置についてはガイドラインの別添に記載
　・安全管理措置に関する委託契約の締結：秘密保持、持出し禁止等
　委託先における特定個人情報の取り扱い状況把握：従業者の明確化

■共同利用について
　「提供」にあたるため、制限を受ける。
　　グループ会社などで共同利用の場合、
　　他社従業員のマイナンバーが参照できなければ可。

■保管：所管法令により一定期間保存が義務付けられているもの
　その期間は保存

■保存期間を経過した場合
　速やかに廃棄または削除（マイナンバーのマスキングでも可）
　システム化している場合には、保存期間経過後に
　　廃棄または削除することを前提としたシステムを構築することが望ましい

■社会保障・税関系手続きで、翌年度も継続的に利用
　（雇用契約等で継続的な関係がある場合）
　・継続的な保管は可

企業では、マイナンバー等の特定個人情報の安全管理措置（情報漏洩を防ぐための措置）を行うために、対象業務を洗い出した上で、組織体制や個人番号利用開始までのスケジュールの整理など対策・対応方針を検討し、組織として決定する必要があります。

■社内規程の見直し
基本方針、取扱規程、組織体制など、
　特定個人情報保護委員会のガイドラインを踏まえた対応が必要です。

■業務ソフト対応
人事・給与・会計システムなど、マイナンバー対応にシステム改修が必要な場合は、
　改修スケジュール等について、早期に具体的対応の検討が必要です。

■安全管理措置
組織体制、担当者の監督、区域管理、漏洩防止、アクセス制限など、
　具体的な対応の検討が必要です。

■社内研修・勉強会の実施
総務人事・経理部門などの主担当者に限らず、
　全従業員がマイナンバー制度を理解することが重要です。

1. 組織的安全管理措置
以下の5つがあります。
・組織体制の整備
・取扱規程等に基づく運用
・取扱状況を確認する手段の整備
・情報漏洩事案に対応する体制の整備
・取扱状況把握及び安全管理措置の見直し

2. 人的安全管理措置
以下の2つがあります。
・事務取扱担当者の監督
・事務取扱担当者の教育

3. 物理的安全管理措置
以下の4つがあります。
・特定個人情報等を取り扱う区域の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止
・個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

4. 技術的安全管理措置
以下の4つがあります。
・アクセス制御
・アクセス者の識別と認証
・外部からの不正アクセス等の防止
・情報漏洩等の防止

マイナンバー制度の施行に伴う特定個人情報の漏洩については、既存の個人情報保護法と違う罰則になっています。
以下のような違反があった場合、「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」もしくはその両方が科せられるおそれがあります。

・正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルの提供
・業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用

企業のリスクとしては、

・民事損害賠償…管理している企業に対して、使用責任や監督責任が追及される
・刑事罰…不正行為を行った従業員と雇用している企業に対しての両罰規定
・行政対応…ずさんな安全管理措置がされている場合、企業名を公表して是正を促す

上記のリスクが考えられますが、１番のリスクは社会からの信用をなくすことです。
情報漏洩によって企業が受けるダメージは、多大なものです。
くれぐれも取り扱いには気を付けて下さい。