マイナンバー制度に対して国民は不安を持っていると思います。一般人や会社の社長さんも戸惑っているのではないでしょうか。番号の保管など、会社の業務について考えてみました。
企業におけるマイナンバーの取り扱い
3. マイナンバーが通知されたら企業が行うべきこと
いつまでに従業員から集める必要がありますか。マイナンバーは、平成27年10月に市区町村から通知カードの配布が開始されます。従業員の方に通知カードが届きましたら、マイナンバーの収集は可能ですが、国がマイナンバーを利用開始するのは平成28年1月以降です。
今年の年末調整の時期に税務署から送付されてくる年末調整関係資料の中に、翌年分である「28年分 給与所得者の扶養控除申告書」にはマイナンバーの記載欄がありますので、その時収集するのが1番スムーズに行えます。
マイナンバーを集めるときの注意点利用目的はきちんと通知又は公表する必要があります！
収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。
ただし、当初から複数の利用目的を示して収集しておくことは認められていますので、収集時には複数の利用目的を示して収集することをおすすめします。
保管ルール必要がある場合だけ保管が可能です。必要でなくなったら破棄して下さい。
必要がある場合とは、
翌年以降も継続して雇用契約が認められる場合
所管法令によって、一定期間保存が義務付られている場合マイナンバーの保管には、細心の注意が必要です。
例えば、担当者を決めて、担当者以外が取り扱うことのないようにする。間仕切りを設置して、覗き見されない場所に座席配置をする。書類は鍵付のキャビネットに保管する。ウイルス対策ソフトウェアを導入して、最新の状態にアップデートしておく等です。
【マイナンバーに関する書類と保存期間】属する年の翌年1月11日から7年間
給与所得者の扶養控除申告書
給与所得者の配偶者特別控除申告書
源泉徴収簿退職日から4年間
雇用保険資格取得確認通知書
雇用保険被保険者離職証明書退職日から3年間
労災保険に関する書類
退職日等から2年間
健康保険・厚生年金保険 資格取得確認通知書
健康保険・厚生年金保険 資格喪失確認通知書マイナンバーを削除すれば通常の個人情報として保管は可能です。
退職後も情報を保管・管理したい場合は、マイナンバーの部分だけを削除して下さい。
今回は、マイナンバーガイドラインに則した、機器や電子媒体に記録されたデータの削除＝消去手段と、安心して任せられる機器処分業者選定のポイントについてお話させていただきます。ガイドライン別添資料に記載された「マイナンバーが記録された機器・電子媒体を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的破壊等により、復元不可能な手段を採用する」という基準を満たすには、以下の方法があります。
ご存じの通りハードディスクのデータは本に例えると「目次」と「本文」の2つの領域から成り立っており、その2つがリンクすることにより読めるようになっています。通常、PCなどのゴミ箱での削除や初期化では、実際は上記の「本文」にあたるデータ自体は消し去られておらず、「目次」にあたる部分だけが消えたに過ぎません。そのような形で削除されたデータは、市販のデータ復元ソフトなどで復元することが可能なのです。（1）の専用ソフトウェアを使用したデータ上書き消去では、「目次」と「本文」双方に該当する全領域のデータ自体を上書きしてしまうため、市販のデータ復元ソフトでも復元することができません。よって基本的に（1）のデータ上書き消去が使える機器・電子媒体についてはこれだけでマイナンバーは復元不可能となり、ガイドラインの要件を満たします。なお、自社の規定などで（1）のデータ上書き消去と（3）の物理破壊を併用する企業もあります。
パソコンで削除したデータは、データ復元ソフトを利用すればかなりの確率で復元できます。しかし、パソコンを廃棄したり、リサイクルしたりするとき、それだと困ります。個人情報などの重要なデータが漏れる危険があるからです。それを防ぐために、復元できないようにデータを消去するのが「データ消去ソフト」です。
物理的な廃棄方法としては、復元不可能なレベルのシュレッダーによるせん断、薬品による溶解、それに焼却があります。
パソコンなどの電子データは、ただゴミ箱に入れただけでは問題があります。復元ソフトを使えば簡単に消去したデータを復元できるからです。情報漏えいを防ぐために確実に消去するには、専用のソフトウェアを使用する必要があります。
下に、政府が発行したマイナンバー制度のガイドを紹介します。
「マイナンバー、 民間事業者の対応」
マイナンバー制度、その他、参考
給与計算を委託する理由
給与計算のアウトソーシングの理由給与計算のアウトソーシングに踏み切る理由は、様々な理由があります。
■社長・人事担当者の時間の確保
『人事の人は現場に出て欲しい。その時間が欲しい。』
『社長自身で給与計算をしているが、忙しくて対応する時間が無い。』定型業務に忙殺されていた人事担当者の事務負担を軽減することで、人事担当者が、現場でのフォローや、人事戦略の立案など、貴社の経営戦略の遂行のために稼働できるようになります。
それを利用して、行政の事務を効率化したり税制を公平化したり災害対策に適用します。
複数の行政事務組織において一般人の各機関に登録された情報を名寄せ、付き合わせすることにより、事務処理を統一化して効率良く進めることができるようになります。
マイナンバー制度についてもっと詳しく知るにはすべての国民に番号をつけて、税・社会保障関連の手続きに活用される「マイナンバー制度」。2015年10月からマイナンバーの通知が始まります。そして、2016年1月にマイナンバー制度が開始します。
制度開始まで間もないですが、どのような制度なのかまだ調べている段階で対策にまで手が回っていない方がほとんどかと思います。
国民は番号制度に対して漠然とした不安を抱いていると思います。自分の情報が不正に利用されて自分の財産が脅かされるのではないかと心配しているということです。
それに対する政府の対応としては、個人情報の不適切な取り扱いが起こらないように制度やシステムで対応するという方法。それから、個人情報の適切な利用がされているかを監視すること。適切でない取り扱いが起こってしまった場合の事後策というやり方で保護するようです。
どちらにしても、もう始まってしまった制度なので、私たちは誤った方向に行かないように、この制度を良く知って考えていくべきでしょう。
企業としても、13桁の法人番号を活用して自社の宣伝などに利用するなど前向きに取り組んだ方が良いです。
しかし、その場合でも監督責任はあるので注意して下さい。
廃棄の方法など、きちんと事前に確認しておく必要があります。