退職者のマイナンバーをどうするか？

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

上司からは結婚しても引き続き「会社の顔（受付係）」として、働いてもらえないかと説得されましたが、とりあえず3年間は主婦業に専念したいということで、退職が決まりました。
　 退職の日の前日、総務部長から退職後も法定期間は引き続きマイナンバーの保管が必要であることが強調されました。

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又廃棄 は削除しなければなりません。

マイナンバー制度においては、特定個人情報（従業員の個人番号）について、行政機関等に個人番号を記載した書面を提出するために必要な場合以外は保管してはならないことになっています。つまり、社会保険や雇用保険の手続きを今後する必要のない退職してしまった社員の個人番号は、すぐに削除することになります。

ただし、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）には、下記の記載がされています。

いえいえ、宮田部長、退職する従業員のことを考えてみてください。退職した翌年は、源泉徴収票の作成が不要になりますよね。そうなるとマイナンバーを保管することは認められないことになり、また既に作成した源泉徴収票や社会保険の手続き書類も、法律で定められた保存期間経過後は、なるべく早く廃棄や削除をしなければならないのです。

廃棄方法ですが、ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。
例えば紙などの種類は、シュレッダーをかけることがそれに当たるでしょう。また焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。
一方パソコン上のデータは復元できるような状態は好ましくないので、ハードディスクを物理的に破壊してもらうサービスを外部に委託するのも良いでしょう。

企業では一定期間マイナンバーを保管することもできますが、保管する必要がなくなったら速やかにマイナンバーを廃棄する必要があります。マイナンバーの廃棄作業を怠っていれば、情報漏洩という大きなリスクのある状態をわざわざ作り出していることになります。廃棄についてもきちんとした社内ルールを作っておきましょう。