マイナンバー制度が始まり対応に追われている真っ只中だと思いますが、マイナンバーのセキュリティ面において金庫が注目されています。そんな金庫が今品薄状態になっているようなのです。それは一体なぜでしょうか？
マイナンバーはいつ使うの？
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平成28年1月から、順次、社会保障、税、災害対策の行政手続でマイナンバーが必要になります。
年金の資格取得や確認、給付
雇用保険の資格取得や確認、給付
医療保険の給付請求
福祉分野の給付、生活保護 など
マイナンバーはこれだけでなく、源泉徴収や奨学金、税金など私たちの生活に重要な場面で使用することが多くなります。また行政だけでなく民間企業でも使用されます。海外の先進国ではかなり前から導入されており、日本ではかなり遅れをとっての導入になります。
金庫での管理方法
費用をかけない方法としては、従業員のマイナンバーと通知カードのコピーを集めたら、金庫に保管し、必要があれば適宜、金庫から出して、社会保険労務士や税理士に渡すという方法が考えられる。その際は、社会保険労務士・税理士との契約でマイナンバーに関する取り扱いをきちんと約束しておくこと、金庫にいつ誰が入れたり出したりしたかメモを取っておく。
マイナンバーを取り扱うたびに渡す人を決めたりメモを取ったりとかなり面倒だと思う人がいるかもしれませんが、パソコン上で取り扱うよりもハッキングなどの被害にあわず、セキュリティシステムを構築する必要がありません。またセキュリティシステムを構築する費用も払わずに済みます。
「大切なものを、専用の場所に保管する」という行動は、はるか昔から行われてきました。海外では古代ローマから「金庫」のようなものが使用されているそうです。現在では「ダイヤル式」や「テンキー式」などが主流ですが、はるか昔にはまだそのような鍵システムは存在していません。南京錠で箱の開け口が留められるようになっているものなどが主流で、それより以前の時代には、「人間」が鍵の役割を担っていました。「金庫番」を置いて、箱の中身を守らせる、という方法ですね。
鍵システムがない大昔からモノを守るための金庫が存在しました。現在ではモノだけではなくデータを保存するときにも使用されるようになってきています。
今では業務上パソコンを使用するのは当たり前となりました。
そして、作成したデータや保存しておきたいデータは、CDやDVDといったメディアに焼いておいたり、今や大容量でも格安になったUSBメモリーに入れておいたりすることが一般的となりました。それらのデータは、顧客のデータだったり、社外秘の特許情報などであったりするかも知れません。
しかもそれらの媒体は、熱に弱いプラスチックなどで作られているのが普通です。
それらの媒体が強盗や商売敵に盗まれるということはあってはなりませんが、火災に巻き込まれ溶けてデータを損失してしまうということになれば、会社としても死活問題です。そのため、今や金庫は、現金などを入れるためのものだけではなく、重要なデータを保存したメディアを盗難や災害から守るという目的でも欠かせないものとなっているのです。
時代とともに金庫も進化してきました。金庫はデータを保存するツールとしても使われ、パソコン上からのハッキング被害や、費用面から優れたメリットがあります。
社会保険労務士の著者は、最近あるモノを発注した。それは「金庫」である。背丈ほどの金庫を2台注文した。顔認証で解錠できる最新型である。費用は300万円だ。ところが、発注する際に、メーカーから言われた。「あのー、申し上げにくいことですが、納品まで4カ月かかります」
顔認証つきの金庫はとても高額ですが、セキュリティ面が非常に優れているため注文が殺到しているようです。顔認証機能でなくてもセキュリティ面の高い金庫はありますが、そのような金庫はニーズが高いため、早めに確保しておいたほうが良いかもしれません。最近ではマイナンバーにも対応した金庫も出回っているので、そちらもチェックするのもおすすめです。