マイナンバー制度には事業者が取り扱いを注意しなければならない３つの制限があります。ここでは主に保管について調べてみました。
マイナンバー制度で注意しなければならない３つの制限
マイナンバー制度の３つの制限とは、利用、提供、収集・保管についてのものです。ここではその内容について簡単に説明されているので読んでみてください。それほど難しいことではないのですが、ルールを破ってしまうと罰則がありますから、この３つの制限は絶対に守らなくてはなりません。注意しましょう。
via www.cas.go.jp
平成28年1月以降、事業者は税・社会保障関係等の事務でマイナンバーを取り扱うことになります。 マイナンバーは通常の個人情報よりも厳格な取り扱いが要求されます。その中でも、マイナンバーを取り扱う上で、必ず気を付けないといけない3つの制限があります。3つの制限とは、利用、提供、収集・保管の制限です。以下、順に説明します。
Q1041.従業員のマイナンバーをどのように管理すればよいのでしょうか。
メガネ小売店を全国に展開している従業員300名規模の企業です。平成27年10月から従業員一人ひとりにマイナンバーが付与されるとのことですが、企業として従業員のマイナンバーをどのように管理するべきなのでしょうか。
マイナンバーの収集・保管・破棄について
事業者は従業員からマイナンバーを提出してもらわなければなりません。ここではマイナンバーの収集方法、保管、破棄、そして本人確認までの簡単な流れや方法について、わかりやすく記してあるので参考にしてみてください。プロともなると上手く考えるものですね。
マイナンバーが記載された書類の保管は、必要がある場合だけ！●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。
翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など
●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など
考えられるマイナンバーの取得方法高度なセキュリティ・比較的大規模な企業向け
取得から廃棄までの管理をすべてクラウド・システム等で行う紙＋クラウド・システム等のハイブリット管理
取得は紙で行うが、それ以降はクラウド・システム等で行う簡単・確実・低コスト
取得から廃棄までの管理をすべて紙様式で行う
マイナンバーの保管方法と注意点
従業員から収集したマイナンバーは一体どのように保管すればいいのでしょうか？ここではその注意点と安全な保管方法について調べてみました。また保管だけでなく廃棄についても考えなければならないようです。従業員の情報を守る為にも、しっかりとした対策を講じておきたいものですね。
via 3dicon-free.com
マイナンバー安全な保管方法について企業に課せられたマイナンバー対策の中で、最も頭を悩ませるのが、特定個人情報の安全な保管方法ではないでしょうか。今回は、なぜマイナンバーは保管しなければならないのか、どのように保管すれば良いのかを解説していきます。
マイナンバーは、いつまでも保管しておけばいいというものではありません。マイナンバー法では、マイナンバーを必要とする事務処理を行うためにのみマイナンバーを保管することができるとされています。そのため、マイナンバーが必要なくなった時点で廃棄処理または情報の削除をしなければなりません。
マイナンバーの保管期間
どんな企業でも従業員の入れ替わりは必ずあります。よってマイナンバーをずっと保管しておく必要はありません。利用目的が果たされたのなら、マイナンバーの情報を速やかに削除するべきでしょう。
当該書類に関する所管法令によって一定の保管義務が発生する場合は、その法令に準じる形で保管期間を設けることになります。言い換えれば、一定の保管期間が経った書類に関してはただちに廃棄する必要があるのです。
では、情報を保管することが認められるのはどういったケースなのでしょうか。この答えはシンプルで、その従業員と継続的な雇用契約を結んでいる場合にOKとなります